Учет расходов на подписку

Дата публикации: 
31.08.2014

расходы на подписку

Зачастую организации оформляют подписку на различные профессиональные печатные издания и покупают доступ к справочно-правовым базам. Более того, не редкость, когда компании подписываются на издания, никак не связанные с их деятельностью (например, журналы о моде или здоровье). Разберемся, как расходы на подписку учитываются в налогообложении.

Подписка на периодические печатные издания

Вначале рассмотрим ситуацию, когда компания оформляет подписку на журналы или газеты.

Налог на прибыль

В НК РФ прямо не сказано, можно ли расходы на периодические печатные издания учитывать в расходах при расчете налога прибыль. Однако перечень расходов в целях определения базы по налогу на прибыль открыт (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Поэтому логично, если эти расходы компания отнесет на "другие расходы".

Для признания расходов на печатные издания должны соблюдаться два главных условия (п. 1 ст. 252 НК РФ):

- приобретение печатных изданий должно быть обоснованно;

- оплата должна быть документально подтверждена.

С документами, на наш взгляд, никаких сложностей быть не должно. Компании достаточно иметь в наличии выставленный счет и "платежку" на оплату. А вот с обоснованностью расходов не все однозначно. Поясним почему.

Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ при расчете базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде оплаты подписки на газеты и журналы, не относящиеся к нормативно-технической и иной используемой в производственной деятельности литературе.

Получается, что в целях признания расходов издания должны быть связаны с деятельностью компании. Это значит, что без проблем можно списывать в расходы затраты на юридические, бухгалтерские и кадровые издания (ведь они могут быть необходимы в деятельности любой компании). Но по поводу подписки на издания, например, развлекательного характера могут возникнуть споры с налоговиками. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16.01.2006 N Ф04-9903/2005(18741-А27-40) по делу N А27-13752/2005-2 суд при знал, что затраты на издания общеинформационного характера (газеты "Наш город", "Аргументы и факты", "Труд", "Шахтер") нельзя учитывать в расходах.

Однако существует и иной подход. Подписку на подобные издания можно расценивать как создание комфортных условий труда. А такие затраты относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Некоторые судьи согласны с данным подходом (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 06-07.05.1998 N Ф04/657-150/А45-98).

Если же обязанность работодателя по обеспечению периодикой прописана в трудовых и/или коллективном договорах, то расходы можно учесть в составе расходов на оплату труда (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

С учетом изложенного компания в принципе имеет возможность обосновать подписку практически на любое издание.

При этом имейте в виду, что подписка на периодические издания оформляется обычно заранее, до того как издания начинают приходить в офис. Если речь идет о предоплате, то она не учитывается при определении базы по налогу на прибыль (п. 14 ст. 270 НК РФ). Если же компания подписалась, например, на годовое издание, то затраты нужно будет списывать по мере поступления изданий. Дело в том, что расходы нужно принимать к учету именно в том отчетном (или налоговом) периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ).

А вот единовременное списание годовой подписки, возможно, придется отстаивать в суде. При этом есть шанс, что арбитры признают такой подход правомерным (постановление ФАС Московского округа от 20.01.2009 N КА-А40/11945-08).

Упрощенная система налогообложения

Если компания применяет УНС с объектом "доходы минут расходы", то учесть затраты на подписку на печатные издания нельзя. Так считают в Минфине России (письмо от 28.10.2013 N 03-11-11/45487). Чиновники уверены, что установленный в п. 1 ст. 346.16 НК РФ перечень признаваемых в целях УСН расходов носит закрытый характер. А про печатные издания в нем ничего не сказано.

Вместе с этим к учету расходов на "упрощенке" может быть и иной подход. Так, например, затраты на подписку можно учесть в материальных расходах на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Некоторые судьи подтверждают, что такая точка зрения вполне допустима (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.01.2007 N Ф04-8976/2006(29957-А67-40)).

Получается, что и на "упрощенке" можно найти вариант списания расходов на печатную продукцию.

К сведению. Три совета по подтверждению обоснованности расходов на приобретение изданий

Чтобы у налоговиков не возникло вопросов об обоснованности приобретения периодических изданий, следуйте нескольким советам:

1. Издайте приказ о приобретении подписки на печатные издания. В приказе пропишите, что подписка приобретается в целях повышения качества работы, например, бухгалтерии или юридического отдела.

2. Пропишите в должностных инструкциях работников обязанность по ознакомлению с периодическими профессиональными изданиями.

3. Пропишите в трудовых и/или коллективном договорах обязанность работодателя по обеспечению работников периодическими профессиональными изданиями. Например, в трудовом договоре можно использовать следующую формулировку: "Работодатель обязуется обеспечивать работников профессиональной литературой и периодическими печатными изданиями, в том числе следующими журналами..." (привести список).

Покупаем справочно-правовую систему

Теперь рассмотрим случай, когда компания приобретает справочно-правовую систему.

Налог на прибыль

Предположим, что компания на общем режиме налогообложения приобрела правовую систему. При условии, что затраты обоснованы и документально подтверждены, расходы можно отнести к прочим расходам, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Также согласно подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты можно учесть как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям). Однако для этого должен заключаться лицензионный или сублицензионный договор.

То есть в любом случае проблем с учетом расходов в случае покупки справочно-правовой системы быть не должно.

Упрощенная система налогообложения

Подпункт 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ разрешает организациям на "упрощенке" учитывать расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензионным соглашениям. К указанным расходам относятся также затраты на обновление программ для ЭВМ и баз данных.

Напомним, что по лицензионному договору одна сторона - обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах (п. 1 ст. 1235 ГК РФ).

Расходы на обновление информационной базы, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (обоснованность и документальное подтверждение), могут быть учтены при исчислении единого налога (письма Минфина России от 21.03.2013 N 03-11-06/2/8830 и от 31.05.2010 N 03-11-06/2/83).

Следовательно, компания, применяющая УСН, может учесть расходы на приобретение (поставку) справочно-правовых систем, если заключен лицензионный договор. Так же можно учесть в расходах и затраты на обновление.

Если подписка оформлена на работника

Нередко подписку на профессиональные издания оформляет сам работник, а компания компенсирует ему понесенные расходы В этом случае могут возникнуть вопросы с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов во внебюджетные фонды.

Налог на доходы

Случается, что подписка на издание оформляется на домашний адрес работника. Соответственно, появляется вопрос о возникновении облагаемой базы по НДФЛ. Официальной позиции по этому вопросу нет. Однако логично, что если работник пользуется профессиональной литературой в интересах организации, то дохода у него не возникает. Судьи это подтверждают (постановление ФАС Уральского округа от 26.01.2009 N Ф09-10500/08-С3).

Также, например, юрист может сам оформить подписку на интересующее его издание, а компания компенсирует ему понесенные затраты. Возмещение стоимости подписки на профессиональные издания можно квалифицировать как компенсацию за использование с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества сотрудника (ст. 188 ТК РФ). Поэтому возмещение организацией стоимости подписки, оформленной на домашний адрес, можно не облагать НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, как компенсационную выплату, установленную законодательством.

Предположим, работник каждое полугодие оформляет подписку на юридический журнал и желает, чтобы работодатель компенсировал ему эти затраты. Чтобы не платить НДФЛ, по нашему мнению, можно применить ст. 188 ТК РФ и выполнить следующее:

- заключить с работником соглашение о компенсации стоимости подписки (Пример 1);

- издать приказ по организации о выплате компенсации (Пример 2).

 

Пример 1

 

Соглашение об установлении порядка и размера компенсации затрат на подписку на журнал "Налоговый учет для бухгалтера"

г. Москва

07.05.2014

 

Общество с ограниченной ответственностью "Прогресс" (ООО "Прогресс"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Феоктистова Ивана Андреевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и бухгалтер ООО "Прогресс" Канушин Андрей Александрович, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. С 01.07.2014 Работник в целях исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с бухгалтерским сопровождением деятельности организации, за свой счет каждое полугодие оформляет подписку на журнал "Налоговый учет для бухгалтера".

2. Работник до 20 числа последнего месяца каждого полугодия представляет Работодателю документы, подтверждающие оплату стоимости подписки на журнал, указанный в п. 1 настоящего соглашения, а Работодатель не позднее 10 числа следующего месяца компенсирует Работнику стоимость подписки. Если документы об оплате не представляются в данный срок, то компенсация не производится. Если документы представлены позднее, то выплата компенсации переносится на следующий календарный месяц.

3. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами.

4. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой - передается Работнику.

5. Адреса и реквизиты сторон:

 

Работодатель:                                 Работник:

ООО "Прогресс"                                Канушин Андрей Александрович

ИНН: 7719283746                               Паспорт: серия 4504, номер 123556,

КПП: 771901001                                выдан ОВД "Царицыно" г. Москвы 28.05.2004

Юридический адрес: 128083, г. Москва          Место жительства: 113456, г. Москва,

Ул. Восьмого Марта д. 8/1, стр. 1             ул. Перовская, д.10, кв. 56

 

Генеральный    Феоктистов         И.А. Феоктистов    Канушин              А.А. Канушин

директор

 

              Печать

               ООО

            "Прогресс"

 

Экземпляр настоящего соглашения на руки получил       Канушин   А.А. Канушин 07.05.2014

 

Пример 2

 

Общество с ограниченной ответственностью

"Прогресс"

 

Приказ

 

07.05.2014

N 7-п

 

Москва

 

О возмещении расходов

Канушину А.А.

 

В целях более качественного исполнения Канушиным А.А. трудовых обязанностей на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ и соглашения об установлении порядка и размера компенсации затрат на подписку на журнал "Налоговый учет для бухгалтера" от 07.05.2014

Приказываю:

1. Установить с 07.05.2014 денежную компенсацию бухгалтеру Канушину А.А. за оформление подписки на журнал "Налоговый учет для бухгалтера".

2. Главному бухгалтеру Петровой Н.В. обеспечить компенсацию расходов на оформление подписки бухгалтеру Канушину А.А. на основании представляемых документов об оплате. Компенсацию выплачивать каждое полугодие не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем представления документов.

 

Генеральный директор   Феоктистов              И.А. Феоктистов

 

С приказом ознакомлены:

Юрист                  Канушин         А.А. Канушин 07.05.2014

Главный бухгалтер      Петрова         Н.В. Петрова 07.05.2014

 

К сведению. Если не заключить с работником соглашение о компенсации ему стоимости печатных изданий, то налоговики могут расценить эту выплату как его доход. И тогда с нее потребуется удержать НДФЛ.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Об этом сказано в ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

Однако в силу подп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 того же закона не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Согласно ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсациями признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых и (или) иных обязанностей, предусмотренных законодательством.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением (ст. 188 ТК РФ).

Повторимся, что, по нашему мнению, приобретенные работником печатные издания можно рассматривать как его имущество. Соответственно, работник может договориться с работодателем об использовании этого имущества в рамках выполнения трудовых обязанностей. Если организация заключит с работником письменное соглашение о компенсации стоимости журнала, то страховые взносы можно не начислять.

К сведению. Если обязанность работодателя по обеспечению работников печатными изданиями прописана, например, в трудовых договорах, то заключать с работниками соглашения о денежной компенсации за эти же издания уже нельзя. Иначе получится, что работодатель не исполняет свои обязательства перед работниками.