Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему соответствующие расходы.
Служебные поездки могут быть как связанными с производственной деятельностью (для заключения договоров, приобретения оборудования, проведения пусконаладочных работ и т.п.), так и не имеющие непосредственной связи с производством (участие в корпоративных или спортивных мероприятиях).
Если с возмещением расходов работников в первом случае вопросов у контролирующих органов не возникает, то при возмещении затрат по служебным поездкам второй группы нужно быть готовым к претензиям со стороны налоговых органов.
Финансисты не относят такие поездки работников к командировкам и не признают в них производственной необходимости, считая, что они совершаются в интересах работников. В то же время корпоративные мероприятия, как правило, организуются в целях повышения имиджевой составляющей деятельности организации, а также в целях сплочения коллектива и создания положительного микроклимата в компании. И, кроме того, участие в подобных мероприятиях далеко не всегда происходит на добровольной основе.
По мнению Минфина России, поскольку участие в корпоративно-спортивных мероприятиях не связано с производственной деятельностью работников и выполнением ими служебных поручений, то указанные поездки не могут являться командировками, а расходы, связанные с участием работников организации в данных мероприятиях, не могут являться командировочными расходами (письма Минфина России от 21.06.13 г. N 03-04-06/23587, от 14.08.13 г. N 03-04-06/33039, от 20.09.13 г. N 03-04-06/39113).
Соответственно оплата организацией за своих сотрудников расходов, связанных с участием в спортивных и корпоративных мероприятиях, таких как взнос за участие, оплата проезда и проживания, стоимость аренды спортивного поля, помещений и автобусов, стоимость развлекательной программы, питания является доходом сотрудников, полученным в натуральной форме, а стоимость такой оплаты и суммы суточных подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.
При этом если при проведении спортивного или корпоративного мероприятия в отношении каких-либо доходов отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную сотрудниками, то дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (письма Минфина России от 30.01.13 г. N 03-04-06/6-29, от 6.03.13 г. N 03-04-06/6715, от 3.04.13 г. N 03-04-05/6-333, от 14.08.13 г. N 03-04-06/33039).
Обратите внимание, что при получении сотрудниками организации доходов от участия в корпоративных мероприятиях, подлежащих налогообложению, организация в целях выполнения обязанностей налогового агента должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой сотрудниками. В частности, достаточно легко могут быть персонифицированы затраты на проезд и проживание сотрудников. Если из документов, которые подтверждают расходы на проведение мероприятия, не видно, какие суммы потрачены на каждого конкретного работника, то и рассчитывать, удерживать и уплачивать НДФЛ не нужно, поскольку доходы должны иметь адресный характер, т.е. они должны быть получены конкретными лицами.
В последнее время при организации спортивных мероприятий появилась практика заключения с работниками гражданско-правовых договоров на безвозмездное выполнение работ, оказание услуг и возмещение расходов добровольцев в целях освобождения от НДФЛ соответствующих выплат по п. 3.1 ст. 217 НК РФ.
Пунктом 3.1 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ выплат, производимых добровольцам в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является безвозмездное выполнение работ, оказание услуг, на возмещение расходов добровольцев, связанных с исполнением таких договоров на наем жилого помещения, на проезд к месту осуществления благотворительной деятельности и обратно, на питание (за исключением расходов на питание в сумме, превышающей размеры суточных, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ).
По мнению Минфина России, поскольку поездки сотрудников организации для участия в спортивных соревнованиях и творческих конкурсах не предполагают выполнения ими работ, предоставления услуг в рамках гражданско-правовых договоров, а также принимая во внимание цели благотворительной деятельности, то для целей налогообложения они не могут являться поездками, совершаемыми для осуществления благотворительной деятельности (письмо Минфина России от 8.11.13 г. N 03-04-06/47861).
Доходы физического лица подлежат освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3.1 ст. 217 НК РФ при соблюдении следующих условий (письмо Минфина России от 31.10.13 г. N 03-04-06/46618):
- наличия договора добровольца с юридическим лицом, осуществляющим благотворительную деятельность;
- определения в этом договоре безвозмездно оказываемых добровольцем услуг или выполняемых им работ, которые должны соответствовать целям благотворительной деятельности.
Цели благотворительной деятельности должны соответствовать перечню, установленному ст. 2 Федерального закона от 11.08.95 г. N 135-ФЗ "О благотворительной деятельности и благотворительных организациях" (далее - Закон N 135-ФЗ).
Указанные договоры должны быть заключены в письменной форме и могут предусматривать возмещение связанных с их исполнением расходов добровольцев на наем жилого помещения, проезд до места назначения и обратно, питание (письма Минфина России от 26.06.13 г. N 03-04-06/24302, от 20.08.12 г. N 03-04-06/6251).
Следовательно, даже если организация заключит со своими работниками гражданско-правовые договоры, предметом которых будет безвозмездное оказание ими услуг (выполнение работ) в качестве добровольцев в интересах организации в виде участия в мероприятиях непроизводственного характера, то это не будет квалифицировано в качестве добровольческой деятельности (за исключением ситуации, когда само мероприятие является благотворительным и соответствует всем условиям Закона N 135-ФЗ).
Следует отметить, что арбитражная практика в целом складывается в пользу налогоплательщиков, признавая, что расходы на участие работников в корпоративных мероприятиях не облагаются НДФЛ.
Основным аргументом при квалификации поездок работников в качестве служебных командировок у арбитров является то, что направление работников для участия в спортивных и корпоративных мероприятиях осуществляется по инициативе работодателя и в интересах его деятельности и соответствует признакам служебной командировки. Работники при этом не имеют экономической выгоды от компенсации произведенных расходов, в связи с чем спорные выплаты не формируют налогооблагаемую базу по НДФЛ. (постановления ФАС Московского округа от 12.03.12 г. по делу N А40-35658/10-4-154, от 18.11.10 г. N КА-А40/14213-10 по делу N А40-169073/09-115-1272, ФАС Северо-Кавказского округа от 8.05.09 г. по делу N А63-13178/2008-С4-33, ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.06.07 г. N А336072/06-Ф02-3596/07.