Рекомендации по отчетности и контролю за исполнением заданий автономными учреждениями

Дата публикации: 
21.07.2014

отчетность

Тема отчетности об исполнении государственного или муниципального задания, а также контроля за этим исполнением является весьма актуальной для автономных учреждений и органов, выполняющих функции и полномочия их учредителей. Нередко при формировании этих заданий, в которых согласно п. 1 ст. 69.2 БК РФ должны содержаться требования к отчетности об исполнении и порядок контроля за ним, возникают методические сложности. На что нужно обратить внимание при установлении указанных требований?

Отчет об исполнении задания

Поскольку отчетность должна касаться непосредственно процесса оказания государственных или муниципальных услуг в соответствии с заданием, то структура и содержание отчета должны соответствовать содержанию самого задания. Бюджетное законодательство (п. 1 ст. 69.2 БК РФ) определяет, что в состав задания включаются:

1) показатели, характеризующие качество и (или) объем (содержание) оказываемых государственных (муниципальных) услуг (выполняемых работ);

2) определение категорий физических и (или) юридических лиц, являющихся потребителями соответствующих услуг;

3) порядок их оказания;

4) предельные цены (тарифы) на оплату соответствующих услуг физическими или юридическими лицами, если законодательством РФ предусмотрено их оказание на платной основе, либо порядок установления указанных цен (тарифов) в случаях, определенных законодательством РФ.

Рекомендуем таким образом формировать структуру и содержание отчета, чтобы в нем отражались сведения именно по этим позициям. Причем в отчете необходимо по каждому показателю указывать установленное в задании значение, фактическое значение, а также причины отклонения фактических данных от установленных. В форме отчета также следует предусмотреть раздел "Прочая информация об исполнении задания". Здесь могут быть отражены сведения, не имеющие отношения к вышеуказанным позициям, но важные (например, сведения о каких-то трудностях при исполнении задания), а также раздел "Предложения о корректировке задания" (такая потребность по тем или иным причинам может возникать на практике). Кроме того, форма отчета должна содержать указание на отчетный период, по которому составляется отчет (месяц, квартал, год).

Традиционно отчет об исполнении государственного или муниципального задания сдается автономным учреждением в письменном виде. Необходимо установить, в каком количестве экземпляров должен сдаваться отчет и должен ли он дополнительно представляться в электронном виде. В требованиях к отчетности может предусматриваться также устная форма отчета руководителя учреждения. В частности, это может быть доклад на совещании у руководителя того органа, который установил учреждению задание.

Периодичность отчетности об исполнении государственного и муниципального задания нужно установить с учетом двух моментов. С одной стороны, периодичность должна позволять своевременно получать информацию о ходе выполнения задания. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность предпринять те или иные действия, если фактическая ситуация с исполнением задания перестанет соответствовать установленной (например, внести корректировки в задание, применить административные рычаги воздействия на руководителя автономного учреждения). С другой стороны, периодичность отчетности не должна быть слишком утомительной и затратной как для учреждения, так и для органа, принимающего отчетность. Рекомендуем установить квартальную периодичность предоставления отчетов в письменном виде, при этом нужно определить срок в следующем квартале, не позднее которого учреждение должно сдавать отчет за предыдущий период (например, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом). По последнему кварталу целесообразно требовать уже не квартальный, а итоговый годовой отчет и здесь также должен быть установлен срок в январе следующего года, не позднее которого учреждение обязано предоставить годовой отчет (например, не позднее 15 января).

Устная отчетность руководителя автономного учреждения об исполнении государственного или муниципального задания может предоставляться в соответствии с графиком регулярно проводимых совещаний или рабочих встреч, на которых этот отчет может быть заслушан (например, еженедельно).

Формы и периодичность контроля за исполнением задания

Контроль за исполнением государственного и муниципального задания призван обеспечивать своевременное получение распорядителем бюджетных средств (органом, выполняющим функции и полномочия учредителя автономного учреждения) достоверной информации о фактическом ходе исполнения учреждением задания. Ключевыми понятиями здесь являются "своевременность" и "достоверность" - от них, собственно, зависит то, какие методы контроля будут применяться, с какой периодичностью и кто именно будет осуществлять контроль.

Используемые методы контроля должны обеспечивать достоверность получаемой информации.

Самая элементарная форма контроля - это ознакомление с отчетностью автономного учреждения о выполнении государственного или муниципального задания. Вместе с тем, если ограничиться только таким методом, контроль может быть неполным, поскольку существует вероятность предоставления самим учреждением недостоверной информации. Среди дополнительных методов можно выделить следующие:

  • наблюдение за оказанием услуг или выполнением работ непосредственно на месте осуществления деятельности по государственному или муниципальному заданию (посещение занятий, мероприятий и т.д.);
  • проведение опроса и анкетирований (сплошных или выборочных), фокус-группы с получателями услуг;
  • проверка наличия у учреждения тех или иных документов (договоров с получателями услуг, документов, подтверждающих требуемую заданием квалификацию сотрудников учреждения, и т.д.).

По возможности следует обратить внимание на такую форму, как метод "тайный покупатель". Он заключается в том, что специально подготовленный человек выступает в роли получателя услуги автономного учреждения (например, обращается в телефонную службу доверия или посещает какое-либо мероприятие) и фиксирует при этом фактические параметры оказания услуги (степень вежливости персонала, выполнение сотрудниками учреждения всех необходимых процедур и т.д.).

При контроле должно обеспечиваться получение информации о фактическом ходе исполнения автономным учреждением государственного или муниципального задания именно в те сроки, которые бы позволяли распорядителю бюджетных средств (учредителю) в случае обнаружения несоответствия фактической ситуации установленной в задании принимать управленческие решения, способные исправить ситуацию. Например, если мероприятия контроля будут проводиться в конце года и в их ходе выявится, что фактическая ситуация с выполнением задания не соответствует ни его параметрам, ни тем сведениям, которые учреждение предоставляло в течение года в своей отчетности о выполнении задания, исправить ситуацию какими-либо финансовыми или административными мерами до конца текущего года, вероятно, будет уже невозможно. Скажем, если в течение года учреждение вело недостаточную информационно-рекламную работу среди населения, из-за чего годовое количество получателей услуг в конце года оказалось значительно меньше установленного в задании, в оставшееся до конца года время увеличить это количество учреждение уже никак не сможет.

Поэтому периодичность проведения контрольных мероприятий должна быть такой, чтобы они регулярно проводились в течение всего срока выполнения государственного или муниципального задания (например, ежеквартально). Вместе с тем контрольные мероприятия можно проводить и внепланово, но при этом важно установить конкретные случаи - основания для этого. В частности, к таким основаниям может быть отнесено получение распорядителем бюджетных средств (учредителем автономного учреждения) жалобы на оказание услуги от ее потребителя или получение предписания какого-то иного контрольного органа. Разные методы контроля, предусмотренные государственным или муниципальным заданием, могут применяться с различной периодичностью. Например, ознакомление с отчетностью учреждения и наблюдение за оказанием услуг могут осуществляться ежеквартально, а опрос потребителей услуг как более затратное мероприятие - раз в полгода.

При проведении контрольных мероприятий используются:

  • форма отчета автономного учреждения об исполнении государственного или муниципального задания (согласно п. 1 ст. 69.2 БК РФ требования к такой отчетности тоже должны входить в состав задания);
  • формы для фиксации результатов наблюдения за оказанием услуг или выполнением работ;
  • анкеты, опросные листы;
  • формы для ведения и фиксации результатов фокус-групп;
  • общие формы отчетов о проведении и результатах контрольных мероприятий.

Обычно исполнителями контрольных мероприятий становятся должностные лица того или иного подразделения распорядителя бюджетных средств (учредителя автономного учреждения). Если есть возможность, рекомендуем на договорной основе привлекать для осуществления ряда контрольных мероприятий (в частности, для анкетирования, проведения опросов, фокус-групп, применения метода "тайный покупатель") специализированные организации, которые имеют соответствующую квалификацию и опыт в названных сферах.

Условия для эффективного контроля

Безусловно, для обеспечения эффективности контроля важно, чтобы у распорядителя бюджетных средств (учредителя автономного учреждения) имелись административные и финансовые ресурсы осуществлять такой контроль неформально, полноценно и качественно. В действительности же контроль за исполнением государственного или муниципального задания нередко заключается лишь в изучении отчетов учреждения, его посещении один раз в год и внеплановой проверке при возникновении какой-нибудь чрезвычайной ситуации (например, при отравлении получателей услуг едой из пищеблока учреждения).

Важно также качество подготовки самого государственного или муниципального задания, которое выступает в роли объекта контроля. Нередко в задании параметры объема и особенно качества оказания услуг или выполнения работ определяются неполно и расплывчато (например, к качеству услуги отнесено только то, что ее получатели не должны жаловаться на это качество). В этом случае контроль качества услуг может быть вообще нулевым либо превратится в дискуссию между автономным учреждением и лицом, проводящим контроль, о том, в какой степени оказываемая услуга является качественной. Например, если в задании говорится о том, что персонал, предоставляющий услуги, должен иметь "соответствующую квалификацию", понимать, что же это такое, можно по-разному, и объективный контроль за исполнением задания будет в данном случае неосуществим.