Казенные учреждения наряду с другими учреждениями и организациями при осуществлении операций с наличными денежными средствами руководствуются Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П).
В силу п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П юридическое лицо самостоятельно устанавливает лимит остатка наличных денег в кассе (далее - лимит кассы), издавая при этом соответствующий распорядительный документ.
Для справки. Лимит кассы - это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.
Отметим, что устанавливать лимит кассы каждый финансовый год необязательно, Положением N 373-П это не предусмотрено, поэтому его величину можно пересматривать по мере необходимости. Это означает, что никаких ограничений и запретов, связанных с периодичностью определения лимита, нет.
Примечание. Если лимит кассы не установлен, то считается, что он равен нулю, и учреждение не имеет права хранить наличные деньги в кассе на конец дня.
Сверхлимитная денежная наличность должна в обязательном порядке сдаваться в банк для последующего зачисления на лицевой счет учреждения, открытый в органе Федерального казначейства (финансовом органе субъектов РФ, муниципальных образований). Накопление наличных денежных средств в кассе сверх установленного лимита допускается только в следующих случаях:
- в дни выплат заработной платы, стипендий и осуществления выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;
- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.
За несоблюдение лимита кассы предусмотрена административная ответственность в виде штрафа (ст. 15.1 КоАП РФ):
- для должностных лиц - в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
- для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
Расчет лимита кассы
Лимит кассы необходимо определять по одной из двух формул, приведенных в приложении к Положению N 373-П. Первая формула применяется, если в кассу учреждения поступает наличная выручка за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), вторая - если она отсутствует, но необходимо производить выдачу наличных средств под отчет на командировочные расходы и нужды учреждения.
Далее рассмотрим алгоритм расчета лимита кассы для каждого случая.
Если учреждение получает наличную выручку, формула для расчета лимита кассы будет следующей:
, где:
L - лимит остатка наличных денег, в руб.;
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период, в руб. (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, когда у обособленного подразделения имеется собственный банковский счет);
Р - расчетный период, определяемый учреждением, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней учреждения);
- период времени между днями сдачи в банк учреждением наличных денег, поступивших за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней. Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности учреждения (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
Пример 1
Федеральное казенное учреждение здравоохранения г. Москвы в рамках приносящей доход деятельности оказывает платные услуги. Доходы, полученные от оказания платных услуг, поступают в кассу учреждения. Для расчета лимита кассы используются следующие показатели:
- расчетный период - I квартал 2014 года (57 раб. дн.);
- объем наличной выручки за расчетный период - 280 000 руб.;
- период времени между днями сдачи в банк наличной выручки - 2 раб. дн.
Лимит кассы составит 9 824,56 руб. (280 000 руб. / 57 раб. дн. х 2 раб. дн.).
Согласно разъяснениям, приведенным в письмах ЦБ РФ от 24.09.2012 N 36-3/1876, ФНС РФ от 06.03.2014 N ЕД-4-2/4116@, для округления лимита остатка наличных денег до рубля могут применяться правила математического округления. Таким образом, лимит кассы будет равен 9 825 руб.
На основании произведенного расчета руководитель учреждения издает приказ (распоряжение) об установлении лимита кассы, который оформляется в произвольной форме и хранится в порядке, определенном руководителем учреждения или иным уполномоченным лицом. Приведем образец его заполнения.
Федеральное казенное учреждение здравоохранения
Приказ
Москва
|
31 марта 2014 года |
N 5 |
Об установлении остатка наличных денег в кассе
Во исполнение п. 1.2 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П,
Приказываю:
1. Установить лимит остатка наличных денег в кассе учреждения в размере 9 825 (Девять тысяч восемьсот двадцать пять) руб. согласно расчету, предусмотренному приложением к настоящему приказу.
2. Установить период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за оказанные услуги, равным 2 (двум) рабочим дням.
3. Ответственным лицом за соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе назначить бухгалтера-кассира Л.К. Волкову.
4. Ответственным лицом за установление и пересмотр лимита кассы назначить главного бухгалтера А.А. Семенову.
5. Настоящий приказ распространяется на правоотношения, возникшие с 1 апреля 2014 года.
Приложение:
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе учреждения.
Руководитель учреждения П.М. Кривинский
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер А.А. Семенова
Бухгалтер-кассир Л.К. Волкова
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе учреждения можно оформить следующим образом.
Приложение
к Приказу N 5 от 31.03.2014
Федеральное казенное учреждение здравоохранения
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе учреждения
|
Наименование показателя |
Расчетные данные |
|
Объем поступлений наличных денег за оказанные услуги в расчетном периоде (V) |
280 000 руб. (за I квартал 2014 года) |
|
Расчетный период (P) |
57 раб. дн. (I квартал 2014 года) |
|
Период времени между днями сдачи в банк наличной выручки () |
2 раб. дн. |
|
Лимит кассы () |
9 825 (Девять тысяч восемьсот двадцать пять) руб. |
Руководитель учреждения П.М. Кривинский
Главный бухгалтер А.А. Семенова
Если у учреждения отсутствуют поступления наличных денег, лимит кассы определяется по следующей формуле:
, где:
L - лимит остатка наличных денег, в руб.;
R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период, в руб. (учреждением, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, когда у обособленного подразделения имеется собственный банковский счет);
Р - расчетный период, определяемый учреждением, за который учитывается объем выдач наличных денег, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней учреждения);
- период времени между днями получения по денежному чеку в банке учреждением наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.
Пример 2
Государственное казенное учреждение г. Ижевска не имеет поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Для расчета лимита кассы используются следующие показатели:
- расчетный период - 57 раб. дн. (I квартал 2014 года);
- объем выдачи наличных денег на оплату товаров, работ, услуг, приобретаемых для нужд учреждения (за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы и осуществления других социальных выплат работникам), - 300 000 руб.;
- период времени между днями получения наличных денег по денежному чеку в банке - 5 раб. дн.
Лимит кассы составит 26 315,79 руб. " 26 316 руб. (300 000 руб. / 57 раб. дн. х 5 раб. дн.).
Приказ об установлении лимита остатка наличных денег в кассе и его расчет будут оформлены следующим образом.
Государственное казенное учреждение
Приказ
Ижевск
|
31 марта 2014 года |
N 9 |
Об установлении остатка наличных денег в кассе
Во исполнение п. 1.2 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П,
Приказываю:
1. Установить лимит остатка наличных денег в кассе учреждения в размере 26 316 (Двадцать шесть тысяч триста шестнадцать) руб. согласно расчету, предусмотренному приложением к настоящему приказу.
2. Установить период времени между днями получения в банке наличных денег на оплату товаров, работ, услуг, приобретаемых для нужд учреждения, равным 5 (пяти) рабочим дням.
3. Ответственным лицом за соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе назначить кассира М.К. Морозову.
4. Ответственным лицом за установление и пересмотр лимита кассы назначить главного бухгалтера Р.П. Миронову.
5. Настоящий приказ распространяется на правоотношения, возникшие с 1 апреля 2014 года.
Приложение:
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе учреждения.
Руководитель учреждения Е.А. Евстигнеев
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер Р.П. Миронова
Кассир М.К. Морозова
Приложение
к Приказу N 9 от 31.03.2014
Государственное казенное учреждение
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе учреждения
|
Наименование показателя |
Расчетные данные |
|
Объем выплат наличных денег в расчетном периоде (кроме заработной платы и других социальных выплат) (R) |
300 000 руб. (за I квартал 2014 года) |
|
Расчетный период (P) |
57 раб. дн. (I квартал 2014 года) |
|
Период времени между днями получения наличных денег по денежному чеку в банке () |
5 раб. дн. |
|
Лимит кассы () |
26 316 (Двадцать шесть тысяч триста шестнадцать) руб. |
Руководитель учреждения Е.А. Евстигнеев
Главный бухгалтер Р.П. Миронова
В заключение отметим, что бюджетополучатели с учетом специфики своей деятельности вправе определить лимит кассы в размере, превышающем размер лимита кассы, рассчитанный в соответствии с Положением N 373-П, установив сумму непредвиденного резерва с обоснованием его размера в распорядительном документе об установлении лимита остатка наличных денег (п. 2.2.1 Положения об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, финансовых органов субъектов РФ (муниципальных образований)).
В целом процедура установления лимита кассы не так уж сложна, надо лишь выбрать подходящую формулу его расчета, утвердить такой расчет и издать соответствующий приказ (распоряжение).