Порядок последующего контроля в банке

Дата публикации: 
24.06.2014

фин.контоль

Вопросам последующего контроля за бухгалтерскими и кассовыми операциями в российских банках уделяется достаточное внимание. Но во многих случаях дело ограничивается обязательным введением контрольной подписи на кассовых и бухгалтерских документах, как того минимально требует банковское законодательство. Данному вопросу и посвящена настоящая статья.

Несмотря на общую базу (первичные документы), используемую для проведения проверок службой внутреннего контроля (СВК) и проверок в рамках последующего контроля, существует множество характерных отличий. Ниже рассмотрим специфику проведения проверок, осуществляемых СВК банка и главным бухгалтером в рамках последующего контроля (см. табл. 1).

Таблица 1

 

Орган проверок

Кто руководит проверкой

Служба внутреннего контроля

Главный бухгалтер банка (филиала)

Кто проводит проверку

Сотрудник СВК (рабочая группа)

Лицо, обладающее правом контрольной подписи

На какой основе

По мере необходимости (в соответствии с утверждённым планом проверок на год (внеплановая проверка))

Постоянно и систематически

Порядок проведения последующих проверок

В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения бухгалтерских и кассовых операций и ведения бухгалтерского учёта и приниматься меры к устранению недостатков.

Последующие проверки должны проводиться с таким расчётом, чтобы работа каждого работника банка, осуществляющего бухгалтерские и кассовые операции, проверялась в сроки, установленные руководителем подразделения банка (филиала), но не реже одного раза в год. При этом сроки, периодичность проверки устанавливаются банком индивидуально, в зависимости от масштаба осуществляемых операций в общем объёме деятельности банка.

Проверки осуществляются в соответствии с планами проведения последующих проверок подразделений банка, составленными на квартал руководителями структурных подразделений (см. форму 1).

 

Форма 1

 

                        План проведения проверок

          ___________________________________________________________

                  (наименование подразделения банка (филиала))

 

                       на _____ полугодие 20___ г.

N п/п

Тема проведения проверки

Ф.И.О. проверяемого работника

Ф.И.О. проверяющего работника

Месяц проведения проверки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

───────────────────────────────   ──────────────  ───────────────────────

    (руководитель подразделения)     (подпись)     (Ф.И.О. руководителя)

 

Главный бухгалтер                ────────────────

                                    (подпись)

Составленные руководителями подразделений банка планы проверок бухгалтерских и кассовых операций на следующее полугодие представляются на согласование главному бухгалтеру банка (филиала).

Если проверки, предусмотренные планами, не выполнены в установленный срок, то они автоматически переходят на следующий проверяемый период.

Результаты последующих проверок

Результаты последующих проверок оформляются справками, в которых указывается:

  • тема проводимой проверки;
  • наименование проверяемого подразделения;
  • Ф.И.О. сотрудника (сотрудников), осуществляющего (осуществляющих) операции;
  • проверяемый период;
  • документы, по которым осуществлялась проверка;
  • проверяемые операции;
  • операции, по которым выявлены ошибки и нарушения;
  • подписи проверяющего и проверяемого работников банка (см. форму 2).

Форма 2

           Справка по проверке в рамках последующего контроля

 

Тема: ___________________________________________________________________

Наименование проверяемого подразделения: ________________________________

_________________________________________________________________________

Сотрудники (Ф.И.О.), осуществляющие операции

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Проверяемый период: _____________________________________________________

Документы, по которым осуществлялась проверка:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проверяемые операции:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Операции, по которым выявлены ошибки и нарушения:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

───────────────────────────────  ──────────────  ───────────────────────

    (руководитель подразделения)    (подпись)    (Ф.И.О. руководителя)

 

"____" ____________ 20 ___ г.

 

Главный бухгалтер                ────────────────

                                     (подпись)

Сотрудники, допустившие ошибки и нарушения, отмеченные в справке, составляют объяснительные записки, в которых дают объяснения по допущенным ошибкам и нарушениям. Стоит отметить, что в случае обнаружения ошибок в бухучёте выписываются исправительные ордера.

Справки вместе с объяснительными записками работников представляются на согласование руководителям подразделений банка (филиала). Руководители подразделений банка рассматривают справки и объяснительные записки и при необходимости составляют пояснительные записки с объяснениями о допущенных ошибках и нарушениях, а также о внесённых исправлениях.

После ознакомления руководители подразделений передают справки и пояснительные записки на рассмотрение главному бухгалтеру банка (филиала), который их рассматривает и при необходимости даёт распоряжения руководителям отделов банка для подготовки планов мероприятий по устранению ошибок и нарушений.

По фактам выявленных нарушений руководители подразделений составляют планы мероприятий по их устранению (приложение N 2). Планы мероприятий представляются на согласование главному бухгалтеру банка (филиала) (см. форму 3).

Форма 3

                     Мероприятия по устранению нарушений

 

         _______________________________________________________

               (наименование подразделения банка (филиала))

 

                       на _____ полугодие 20___ г.

N п/п

Пункт справки

Выявленная ошибка и нарушение

Мероприятия по устранению нарушения

Срок

Ответственный

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

───────────────────────────────  ──────────────  ───────────────────────

   (руководитель подразделения)     (подпись)     (Ф.И.О. руководителя)

 

"____" ____________ 20 ___ г.

 

Главный бухгалтер                ────────────────

                                    (подпись)

Справки последующих проверок, мероприятия по устранению нарушений главный бухгалтер банка (филиала) передаёт для рассмотрения председателю правления (управляющему филиалом). После устранения выявленных в ходе проведения проверок нарушений руководители подразделений предоставляют главному бухгалтеру банка (филиала) отчёт об устранении нарушений, после чего отчёт для ознакомления передаётся председателю правления (управляющему филиалом). Планы, справки последующих проверок, мероприятия по устранению нарушений и отчёты об их исполнении хранятся у главного бухгалтера банка (филиала) в отдельном деле.

Особенности проведения проверок СВК

Проверки порядка проведения кассовых операций и бухгалтерского учёта осуществляются службой внутреннего контроля с периодичностью, необходимой для целей эффективного контроля деятельности этих процессов.

В соответствии со спецификой деятельности СВК осуществляет плановые проверки в соответствии с утверждённым годовым планом проверок. При этом в случае необходимости (т.е. при наличии дополнительных факторов, способных повысить приемлемый уровень банковских рисков)проводятся внеплановые проверки.

Следует обратить внимание, что проверки бухгалтерских и кассовых операций, проводимые СВК, включают в себя не только контроль соблюдения норм действующего законодательства и установленных внутренних процедур (описаны выше), но и проверки, не имеющие прямого отношения к организации указанного процесса, но подлежащие обязательному контролю и постоянному мониторингу со стороны СВК. К таким процедурам могут относиться:

- проверка соблюдения процедур внутреннего контроля, включая процедуры по управлению банковскими рисками;

- проверка исполнения подразделением требований в части противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма;

- проверка исполнения подразделением требований информационной безопасности.

Таким образом, проверки, осуществляемые СВК, носят более специализированный (часто по правилам аудиторской выборки), хотя и менее регулярный характер по сравнению с проверками, осуществляемыми главным бухгалтером банка (филиала), отделом (подразделением) последующего контроля.

Исходя из лучших банковских практик при проведении проверки СВК следует рассматривать, в частности:

- организационные вопросы кассовой работы (на основании внутренних документов банка, приказов и распоряжений руководителя банка (филиала), различных форм отчётности и договоров, договоров о материальной ответственности);

- порядок и правильность сверки главным бухгалтером (его заместителем) остатка наличных денег, наличной иностранной валюты, иных ценностей, указанных в книге хранилища ценностей, с данными бухгалтерского учёта не позднее утра следующего рабочего дня;

- порядок закрытия и опечатывания (опломбирования) (при необходимости) хранилища ценностей (сейфовой комнаты);

- порядок и место хранения пакета с дубликатами ключей от хранилища ценностей (сейфовой комнаты), установленные распорядительным документом банка (филиала);

- ведение книги хранилища ценностей;

- ведение книги учёта принятых и выданных ценностей;

- необходимо проверить и соблюдение суммы минимального остатка хранения наличных денег в кассе банка (филиала);

- организацию работы по осуществлению контроля уровня радиоактивного излучения денежных знаков и порядок работы с радиационными денежными знаками;

- наличие специальной подготовки кассовых работников по работе с денежными знаками с радиоактивным загрязнением (ДЗРЗ), наличие помещения (сейфа) для временного хранения ДЗРЗ, наличие специальных приборов, которыми осуществляется радиационный контроль поступающей денежной наличности;

- проведение ревизии ценностей банка (филиала), по результатам которой составляется акт проведения ревизии;

- проверку обучения сотрудников кассового подразделения в рамках требований закона N 115-ФЗ;

- проверку проведения идентификации клиентов при проведении кассовых операций;

- проверку исполнения кассовыми работниками требований по информационной безопасности, установленных внутренними документами банка по вопросам обеспечения информационной безопасности.

При осуществлении проверки следует также обратить внимание на организацию внутреннего контроля и управления рисками. Для этого можно воспользоваться следующими чек-листами (чек-лист (Chek-list) описывает механизм выполнения операции и позволяет добиться соблюдения стандартных требований к операции).

Особое внимание хочется обратить на характер выявляемых СВК нарушений. Все нарушения, установленные в ходе проверки, следует классифицировать по степени существенности и влияния на деятельность банка. В качестве примера можно использовать следующую градацию (см. табл. 2).

Таблица 2

1

Нарушения, ведущие к претензиям (санкциям) со стороны надзорных органов

2

Нарушения банком гражданского, трудового законодательства, инструктивных документов Банка России, Минфина России, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ

3

Нарушения банковского законодательства, инструктивных документов Банка России, Минфина России, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ

4

Нарушение лимитов (нормативов), установленных надзорными органами

5

Несоблюдение внутрибанковских нормативных документов (порядков, инструкций, стандартов, протоколов и т.д.)

6

Несоответствие лучшим практикам и рекомендациям

7

Нарушения в учёте и (или) отчётности

8

Нарушения в оформлении внутренних документов банка

9

Отсутствие (недействительность, несоответствие) срока действия документов, неполнота досье, комплекта документов

10

Нарушения правил ПОД/ФТ

11

Нарушение требований безопасности, в том числе информационной

12

Ошибки в программном обеспечении

13

Нарушения полномочий или прав доступа

14

Нарушение лимитов, установленных внутри банка

15

Ненадлежащая организация деятельности (неадекватно организованные процессы и процедуры)

16

Несовершенство контроля в бизнес-процессе

17

Ошибки (нарушения, несовершенства) во внутренней нормативной базе

18

Конфликт интересов (сотрудники, клиенты, подразделения банка)

19

Иное

Результаты проверки

По результатам проверки СВК заполняется отчёт о проверке, в котором отражаются следующие вопросы:

- оценка организации кассовой работы и проведения операций с наличной валютой и чеками на предмет соответствия требованиям законодательных актов и нормативных документов Банка России, внутренних документов банка;

- оценка эффективности осуществления бизнес-процесса по данному направлению;

- оценка влияния нарушений, выявленных в ходе проверки за проверяемый период, на финансовый результат;

- оценка качества работы структурных подразделений банка (филиала) при осуществлении кассовых операций, операций с наличной валютой и чеками;

- оценка эффективности внутреннего контроля и выводы по результатам проверки.

1. Организация внутреннего контроля

Организация внутреннего контроля

Да

Нет

Комментарий

Определены ли состав и периодичность управленческой отчётности о рисках, присущих кассовым операциям и операциям с наличной иностранной валютой и чеками, органам управления банка

 

 

 

Определены ли порядок и периодичность пересмотра внутренних документов, регламентирующих процесс проведения кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками, порядок и процедуры управления рисками, присущими кассовым операциям и операциям с наличной иностранной валютой и чеками, в связи с изменением экономической ситуации или практики работы банка

 

 

 

Определены ли органы, процедуры и методы контроля со стороны органов управления за проведением кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Определены ли органы, процедуры контроля за распределением полномочий при совершении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Определены ли органы, процедуры и методы контроля за управлением информационными потоками и обеспечением информационной безопасности при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Определены ли органы, процедуры, методы мониторинга за функционированием системы внутреннего контроля в целях оценки её соответствия масштабам и характеру кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Соответствует ли организационная структура масштабам и характеру проводимых кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Соблюдаются ли состав и периодичность информирования органов управления банка о рисках, возникающих при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Являются ли достаточными для принятия решений органами управления банка состав и периодичность отчётности об объёмах и характере кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Осуществляется ли пересмотр внутренних документов, регламентирующих проведение кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками и порядок и процедуры управления рисками, присущими кассовым операциям и операциям с наличной валютой и чеками, в связи с изменением экономической ситуации или практики работы банка

 

 

 

Соответствуют ли масштабам и характеру проводимых операций и деятельности банка процедуры контроля за распределением полномочий при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Достаточны и адекватны ли реализованные процедуры и методы контроля за управлением информационными потоками и обеспечением информационной безопасности при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Соответствует ли характеру и масштабам деятельности банка мониторинг за функционированием системы внутреннего контроля в целях оценки её соответствия масштабам и характеру кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

2. Организация управления рисками

Управление рисками

Да

Нет

Комментарий

Определены ли внутренними документами процедуры и параметры идентификации рисков, возникающих при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Внедрены ли в банке необходимые процедуры и процессы, направленные на выявление, отслеживание изменения рисков, возникающих при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Определены ли внутренними документами основные методы контроля, не позволяющие превысить установленные уровни риска

 

 

 

Реализованы ли требования внутренних документов в части установления системы лимитов при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Применяются ли в необходимом объёме процедуры и параметры идентификации рисков, возникающих при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Реализованы ли основные методы контроля, не позволяющие превысить установленные уровни рисков, присущих кассовым операциям и операциям с наличной иностранной валютой и чеками

 

 

 

Применяются ли в необходимом объёме порядок и параметры оценки рисков, присущих кассовым операциям и операциям с наличной иностранной валютой и чеками

 

 

 

Соблюдаются ли порядок и процедуры управления рисками, возникающими в процессе кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками, в соответствии с требованиями внутренних документов

 

 

 

Соблюдаются ли установленные лимиты при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками

 

 

 

Внесены ли события (случаи реализации операционного, правового, репутационного рисков при проведении кассовых операций и операций с наличной валютой и чеками) в Единый реестр рисков

 

 

 

Последующий контроль

Последующий контроль по принятым мерам для устранения выявленных нарушений, ошибок и недостатков производится СВК до их полного исправления. Для этого может быть проведена повторная проверка либо могут быть применены иные методы контроля эффективности принятых мер по устранению нарушений, снижению уровня выявленных рисков.

С целью обобщения недостатков в деятельности структурных подразделений банка, выявленных в результате проверок, а также с целью избегания повторения данных недостатков в деятельности ещё не проверенных подразделений банка СВК рекомендуется составлять обзорные информационные письма, методические рекомендации, которые описывают виды выявленных недостатков без указания конкретных подразделений и раскрытия конкретной конфиденциальной информации. Данные обзорные материалы следует на постоянной основе (например, не реже одного раза в полгода) направлять в структурные подразделения в соответствии с видами описанных недостатков. В адрес управляющих и главных бухгалтеров филиалов рассылается сводная информация о видах выявленных недостатков по результатам обобщения всех проверок операций, осуществляемых филиалами.

Вместе с тем указанная технология осуществления проверки СВК основана на лучших зарубежных и отечественных практиках. Стоит отметить, большей частью проверки СВК носят формальный характер, а именно - соблюдение минимальных требований действующего законодательства.

* * *

Таким образом, рассмотренный в настоящей статье вопрос последующего контроля за бухгалтерскими и кассовыми документами является актуальной проблемой для российских банков. Нужно подчеркнуть, что такой контроль должен осуществляться последовательно и систематически наряду с контролем со стороны СВК.