Отчетность в Пенсионный Фонд

Дата публикации: 
23.04.2014

отчет
Отчетная кампания по приему от страхователей расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также сведений индивидуального (персонифицированного) учета за 2013 год началась еще в январе и продлится до 17 февраля 2014 года. В статье представлены рекомендации по представлению и заполнению указанных форм отчетности.

Состав отчетности, предъявляемой в ПФР за 2013 год

За 2013 год в ПФР необходимо представить следующие документы:

1) утвержденную Приказом Минтруда РФ N 639н форму РСВ-1 ПФР "Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам";

2) утвержденные Постановлением Правления ПФ РФ N 192п сведения персонифицированного учета по формам:

- СЗВ-6-4 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица";

- АДВ-6-5 "Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР";

- АДВ-6-2 "Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР".

К сведению. Годовая форма СЗВ-6-З (в сопровождении формы АДВ-6-4) по итогам 2013 года не подается.

Порядок представления отчетности в ПФР

В соответствии с нормами законодательства расчет по форме РСВ-1 ПФР представляется в территориальный орган ПФР одновременно со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета. Страхователи могут подать указанные формы отчетности (п. 10 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ, п. 2 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ):

- на бумажном носителе или в электронном виде, если среднесписочная численность работников за предшествующий расчетный период составляет 50 человек и менее;

- в электронном виде, если среднесписочная численность работников за предшествующий расчетный период превышает 50 человек.

Подать бумажные отчетные формы в ПФР можно лично, через уполномоченного представителя или по почте. При сдаче отчетности лично заявителем (законным представителем) представляются документ, удостоверяющий полномочия заявителя на представление отчетности, а также паспорт (иной документ, удостоверяющий личность). Если же представление отчетных форм осуществляется через представителя заявителя, то необходимым документом являются доверенность, подтверждающая полномочия представителя, а также паспорт (иной документ, удостоверяющий личность) (п. 20, 21 Административного регламента предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по приему от плательщиков страховых взносов расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 22.10.2012 N 329н (далее - Административный регламент N 329н)).

При отправке отчетности по почте необходимо оформить заказное письмо с описью вложения. При этом датой представления такой отчетности в ПФР будет считаться день ее отправки.

Обязанность подачи отчетности в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена в случае представления ее в электронном виде с электронной подписью.

Отчетность в электронном виде может быть представлена в территориальное отделение ПФР (п. 19 Административного регламента N 329н):

- на магнитных носителях с применением усиленной квалифицированной электронной подписи;

- по электронным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи;

- с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) при наличии гарантий его достоверности и защиты от несанкционированного доступа;

- через многофункциональные центры, в случае если в отчетном периоде, за который представляется отчетность, учреждениями не производились выплаты и иные вознаграждения физическим лицам и, соответственно, не начислялись и не уплачивались страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

К сведению. С 2014 года при сдаче отчетности в форме электронного документа необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись, правила использования которой регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Для подачи отчетности в электронной форме страхователю нужно заключить с территориальным органом ПФР соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Страхователи, не подключенные к системе электронного документооборота ПФР, имеют право представлять отчетные документы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через уполномоченного представителя, подключенного к системе электронного документооборота ПФР.

Порядок электронного обмена документами между страхователями и территориальными отделениями ПФР определен Распоряжением Правления ПФ РФ от 11.10.2007 N 190р "О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования".

Для справки! Формат расчета, представляемого в электронном виде в органы ПФР по форме РСВ-1 ПФР, утвержден Распоряжением Правления ПФ РФ от 21.03.2013 N 97р и применяется вместе с общими положениями п. 1-3, 5-8 Правил подготовки документов индивидуального (персонифицированного) учета в электронной форме, утвержденных Постановлением Правления ПФ РФ N 192п (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования).

На практике может возникнуть ситуация, когда, к примеру, из-за технических неполадок в системе учреждение с численностью работников более 50 человек не может представить отчетные формы в электронном виде. В этом случае во избежание ответственности за несвоевременное представление отчетности целесообразно будет подать ее на бумажном носителе. Поскольку нарушение страхователем сроков подачи отчетности в ПФР влечет за собой:

- взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета, но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 руб. (п. 1 ст. 46 Федерального закона N 212-ФЗ) - за несвоевременно поданный по форме РСВ-1 ПФР расчет;

- применение финансовых санкций в виде взыскания 5% от суммы страховых взносов, начисленной к уплате в ПФР за последние три месяца отчетного периода, за который не представлены в установленные сроки сведения о застрахованных лицах (п. 17 Федерального закона N 27-ФЗ), - за несвоевременно поданные сведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Примечание. До 1 января 2014 года за непредставление в установленные сроки сведений индивидуального (персонифицированного) учета применялись финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся в ПФР за отчетный период и истекший календарный год платежей.

При несоблюдении же порядка представления расчета по форме РСВ-1 ПФР в электронном виде предусмотрен лишь штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. 46 Федерального закона N 212-ФЗ).

Заметим, что законодательство РФ не содержит запрета на представление отчетности в бумажном виде, в случае когда численность работников учреждения превышает 50 человек, следовательно, территориальные органы ПРФ не вправе отказать в ее приеме.

Если же контролирующие органы все же откажут в приеме отчетности на бумажном носителе и дело дойдет до суда, то рекомендуем запастись документами, подтверждающими технический сбой в системе.

Основные правила заполнения форм отчетности, представляемой в ПФР

Правила заполнения расчета, представляемого по форме РСВ-1 ПФР, и сведений индивидуального (персонифицированного) учета утверждены теми же нормативными документами, что и сами формы: Приказом Минтруда РФ N 639н (далее - Порядок, утвержденный Приказом Минтруда РФ N 639н) и Постановлением Правления ПФ РФ N 192п (далее - Инструкция, утвержденная Постановлением Правления ПФ РФ N 192п). Поскольку в этих документах детально раскрывается порядок формирования каждой из форм, мы не будем приводить алгоритм их построчного заполнения, а выделим только основные моменты, которые вызывают вопросы и требуют пояснений.

Расчет по форме РСВ-1 ПФР

Титульный лист. При оформлении титульного листа необходимо помнить, что все его реквизиты заполняются в обязательном порядке.

В поле "Наименование организации, обособленного подразделения/ФИО индивидуального предпринимателя, физического лица" указывается наименование учреждения в соответствии с его учредительными документами. При наличии в наименовании латинской транскрипции таковая также указывается. Полагаем, что в этом поле можно отразить как полное, так и краткое наименование учреждения, если оно предусмотрено учредительными документами.

Реквизит "ИНН" состоит из 12 ячеек, а ИНН учреждения - из 10 цифр, поэтому в последних двух ячейках необходимо поставить прочерки. Такое же правило действует и в отношении заполнения поля "ОГРН", состоящего из 15 ячеек, когда ОГРН учреждения - из 13 цифр.

В поле "Количество застрахованных лиц" необходимо указывать количество застрахованных лиц, за которых должны быть представлены сведения индивидуального (персонифицированного) учета за отчетный период, а в поле "Среднесписочная численность" указывают среднесписочную численность работников, при расчете которой необходимо учитывать следующее. Порядок расчета среднесписочной численности работников устанавливается Росстатом. За 2013 год показатель среднесписочной численности следует определять по правилам, приведенным в Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных Приказом Росстата N 435 (далее - Указания).

Для справки! С 2014 года порядок расчета среднесписочной численности работников установлен Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденными Приказом Росстата N 428.

Из пунктов 77-83 Указаний следует, что при расчете среднесписочной численности работников не учитывается средняя численность внешних совместителей и работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера. Но в силу п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг. Отсюда следует, что показатель "Среднесписочная численность" должен включать в себя помимо среднесписочной численности работников среднюю численность внешних совместителей и работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Раздел 1. В этом разделе отражается информация о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное и медицинское страхование за отчетный (расчетный) период. При его заполнении необходимо обратить внимание на следующее:

- по строке 100 отражается задолженность (переплата) по страховым взносам на начало расчетного периода (года). Данные для ее заполнения берутся из строки 150 разд. 1 за предыдущий год;

- по строке 110 указывается сумма страховых взносов, начисленная за отчетный (расчетный) период. Эта строка заполняется на основании данных бухгалтерского учета о суммах страховых взносов, начисленных с начала расчетного периода. Она должна быть равна сумме строки 110 расчета за предыдущий отчетный период и строки 114 расчета за данный отчетный (расчетный) период, а также сумме соответствующих данных подразд. 2.1 (по каждому коду тарифа), 2.2 и 2.3 представляемого расчета. Так, строка 110 равна:

- по графе 3 - сумме строк 250 и 252 по графе 3 подразд. 2.1;

- по графе 4 - строке 251 по графе 3 подразд. 2.1;

- по графе 5 - строке 284 по графе 3 подразд. 2.2;

- по графе 6 - строке 294 по графе 3 подразд. 2.3;

- по графе 7 - строке 276 по графе 3 подразд. 2.1;

- по строке 120 отражаются суммы страховых взносов, доначисленные по актам проверок (камеральной и (или) выездной), по которым в отчетном периоде вступили в силу решения о привлечении плательщиков страховых взносов к ответственности. Кроме того, в указанной строке плательщик может отразить суммы самостоятельно доначисленных страховых взносов, если он выявил факт неотражения или неполноты отражения сведений либо ошибки (искажения), приводящие к занижению суммы страховых взносов, подлежащих уплате за предыдущие отчетные периоды. Показатели данной строки формируются на основе разд. 4;

- по строке 121 указываются доначисленные страховые взносы на страховую часть трудовой пенсии с сумм, превышающих предельную величину базы для начисления страховых взносов, устанавливаемую ежегодно Правительством РФ согласно ч. 5 ст. 8 Федерального закона N 212-ФЗ. Напомним, что предельная величина базы для начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды в 2013 году составляла 568 000 руб. (Постановление Правительства РФ от 10.12.2012 N 1276).

Обратите внимание, что значение строки 121 графы 3 должно быть равно значению, указанному в строке "Итого доначислено" графы 6 разд. 4;

- по строке 150 указывается задолженность (переплата) по страховым взносам на конец отчетного (расчетного) периода. Эта строка рассчитывается как разность строк 130 (всего к уплате) и 140 (уплачено с начала расчетного периода) разд. 1.

При заполнении строки 150 следует обратить внимание на то, что суммы начисленных страховых взносов отражаются в рублях и копейках (строка 130). Вместе с тем сумма страховых взносов, подлежащая перечислению в соответствующие государственные внебюджетные фонды (строка 140), определяется в полных рублях (п. 7 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ). Поэтому, в случае если размер начисленной сумму страховых взносов за отчетный (расчетный) период превышает размер уплаченных взносов за данный период, по строке 150 образуется положительная величина остатка страховых взносов, подлежащих уплате, менее 1 руб. (строка 130 - строка 140). При этом рассматривать такую задолженность в качестве недоимки неправомерно, поскольку таковой признается сумма страховых взносов, не уплаченных в предусмотренный Федеральным законом N 212-ФЗ срок (п. 9 ст. 2 Федерального закона N 212-ФЗ). Данные разъяснения были приведены в Письме Минтруда РФ от 14.02.2013 N 17-4/264.

Раздел 2. В этом разделе указывается расчет сумм страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование за отчетный (расчетный) период по тарифу и дополнительному тарифу. Раздел включает в себя три подраздела:

- 2.1 "Расчет страховых взносов по тарифу";

- 2.2 "Расчет страховых взносов по дополнительному тарифу для отдельных категорий плательщиков страховых взносов, указанных в части 1 статьи 58.3 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ";

- 2.3 "Расчет страховых взносов по дополнительному тарифу для отдельных категорий плательщиков страховых взносов, указанных в части 2 статьи 58.3 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ".

При заполнении подразд. 2.1 в поле "Код тарифа" указывается код тарифа, применяемый плательщиком в соответствии с кодами тарифов согласно приложению к Порядку, утвержденному Приказом Минтруда РФ N 639н. В случае если в течение отчетного периода применялось более одного тарифа, в расчет включается столько страниц подразд. 2.1, сколько тарифов применялось в течение отчетного периода. При этом значения строк 201-276 для включения в состав других разделов расчета участвуют как сумма значений по соответствующим строкам для каждой таблицы подразд. 2.1, включенной в расчет.

Приведем коды тарифов, актуальные для казенных учреждений.

Категории плательщиков страховых взносов

Код тарифа

Плательщики страховых взносов, находящиеся на общей системе налогообложения и применяющие основной тариф страховых взносов

01

Плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, являющимся инвалидами I, II или III групп - в отношении указанных выплат и вознаграждений

03

Плательщики страховых взносов, уплачивающие ЕНВД для отдельных видов деятельности и применяющие основной тариф страховых взносов

53

Сведения индивидуального (персонифицированного) учета

Форма СЗВ-6-4. Данная форма составляется на каждого сотрудника, в том числе и на тех, которые заняты на вредных и опасных работах и имеют право на досрочную пенсию по старости. Так, согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ N 192п, в ней отражаются следующие сведения за последние три месяца отчетного периода:

- реквизиты страхователя (регистрационный номер в ПФР, сокращенное наименование организации, ИНН, КПП);

- код категории застрахованного лица (указывается в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ N 192п);

- тип сведений (исходные, корректирующие, отменяющие);

- тип договора, заключенного с застрахованным лицом (трудовой, гражданско-правовой);

- сведения о застрахованном лице (ФИО, страховой номер);

- сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица. Сумма данных выплат и вознаграждений указывается за последние три месяца отчетного периода с помесячной разбивкой в рублях и копейках. При этом также необходимо приводить итоговые значения. В данном разделе отражаются суммы выплат и вознаграждений физического лица, входящие как в базу для начисления страховых взносов, не превышающих предельную величину, так и в базу для начисления страховых взносов, превышающих предельную величину. Данный раздел заполняется в случае наличия сведений в течение отчетного периода;

- сведения о сумме выплат и вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начисляются страховые взносы по дополнительному тарифу. Здесь необходимо указывать суммы за последние три месяца с помесячной разбивкой в рублях и копейках. При этом также необходимо приводить итоговые значения. Данный раздел заполняется в случае наличия сведений в течение отчетного периода;

- сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. В графе "Начислено" указывается сумма, начисленная за последние три месяца отчетного периода в рублях и копейках. В графе "Уплачено" - сумма уплаченных взносов за последние три месяца отчетного периода в рублях и копейках. При этом сумма излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов здесь не учитывается. Данный раздел заполняется в случае наличия сведений в течение отчетного периода;

- период работы за последние три месяца отчетного периода. В этом разделе также указываются территориальные условия (код), особые условия труда (код), условия исчисления страхового стажа и условия для досрочного назначения трудовой пенсии. Данный раздел заполняется в случае наличия сведений в течение отчетного периода.

К сведению. В отчете, представленном по форме СЗВ-6-4, отражаются выплаты свыше предельной величины базы для начисления страховых взносов, а взносы с них нет. Это связано с тем, что страховые взносы сверх предельной величины базы идут исключительно на текущие выплаты и на будущую пенсию работника никак не влияют.

Как показала практика, при заполнении формы СЗВ-6-4 у страхователей возникает немало вопросов. В связи с этим специалисты ПФР подготовили Письмо ПФ РФ от 04.07.2013 N 08-19/9884 "О заполнении формы СЗВ-6-4", где ответили на некоторые из них. Руководствуясь информацией, приведенной в данном письме, рассмотрим на примерах порядок заполнения формы СЗВ-6-4 за IV квартал 2013 года.

Пример 1

Сотрудник был уволен 13.09.2013, а 02.10.2013 он представил для оплаты листок нетрудоспособности за период с 20.09.2012 по 30.09.2012, по которому в октябре 2013 года было начислено пособие по временной нетрудоспособности в размере 5 000 руб.

В случае если сотруднику, уволенному в III квартале 2013 года, в IV квартале 2013 года начисляется выплата или иное вознаграждение (в том числе не входящие в базу для начисления страховых взносов), на такого сотрудника страхователем должны быть представлены индивидуальные сведения за IV квартал 2013 года по форме СЗВ-6-4.

При этом форма СЗВ-6-4 будет содержать значения в графе "Сумма выплат и иных вознаграждений" раздела "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица". В других разделах формы значения будут отсутствовать.

Следовательно, раздел "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица" формы СЗВ-6-4 за IV квартал 2013 года необходимо будет заполнить следующим образом:

 

Сумма выплат и иных вознаграждений

в том числе на которые начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование

входящих в базу для начисления страховых взносов, не превышающую предельную

входящих в базу для начисления страховых взносов, превышающую предельную

Всего за последние три месяца отчетного периода, в т.ч.

5 000,00

 

 

1 месяц

5 000,00

 

 

2 месяц

 

 

 

3 месяц

 

 

 

Пример 2

Отпуск сотрудника, занятого на работах с вредными условиями труда (код особых условий 27-1, код позиции списка 1010100г-25404), с 01.10.2013 по 20.10.2013 был оплачен в сентябре 2013 года, а за период с 21.10.2013 по 31.12.2013 сотрудник предъявил листок нетрудоспособности, который был оплачен в январе 2014 года.

Для названных условий при заполнении страхователем раздела "Период работы за последние три месяца отчетного периода" формы СЗВ-6-4 одновременно с указанием кода особых условий труда необходимо отразить коды, указывающие на то, что в это время застрахованное лицо находилось в отпуске и болело, то есть:

- для периода с 01.10.2013 по 20.10.2013 одновременно с кодом 27-1 следует указать код "ДЛОТПУСК";

- для периода с 21.10.2013 по 31.12.2013 одновременно с кодом 27-1 следует указать код "ВРНЕТРУД".

Вариант заполнения раздела "Период работы за последние три месяца отчетного периода" формы СЗВ-6-4 за IV квартал 2013 года в этом случае будет выглядеть следующим образом:

 

 

N п/п

Начало периода с (дд.мм.гггг)

Конец периода по (дд.мм.гггг)

Территориальные условия

(код)

Особые условия труда (код)

Исчисление страхового стажа

Условия для досрочного назначения трудовой пенсии

основание

(код)

Дополнительные сведения

основание

(код)

Дополнительные сведения

1

01.10.2013

20.10.2013

 

27-1

ДЛОТПУСК

 

 

 

2

21.10.2013

31.12.2013

 

27-1

ВРНЕТРУД

 

 

 

Пример 3

Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет по 07.10.2013 включительно, затем оформила отпуск без сохранения заработной платы с 08.10.2013 по 31.12.2013.

Для названных условий при заполнении страхователем раздела "Период работы за последние три месяца отчетного периода" формы СЗВ-6-4 одновременно с указанием периода работы застрахованного лица необходимо отразить коды, указывающие на то, что застрахованное лицо находилось в отпуске по уходу за ребенком, а затем в административном отпуске, то есть:

- для периода с 01.10.2013 по 07.10.2013 указать код "ДЛДЕТИ";

- для периода с 08.10.2013 по 31.12.2013 - код "АДМИНИСТР".

Таким образом, при заполнении раздела "Период работы за последние три месяца отчетного периода" формы СЗВ-6-4 за IV квартал 2013 года необходимо отразить следующую информацию:

N п/п

Начало периода

с (дд.мм.гггг)

Конец периода по (дд.мм.гггг)

Территориальные условия

(код)

Особые условия труда (код)

Исчисление страхового стажа

Условия для досрочного назначения трудовой пенсии

основание

(код)

Дополнительные сведения

основание

(код)

Дополнительные сведения

1

01.10.2013

07.10.2013

 

 

ДЛДЕТИ

 

 

 

2

08.10.2013

31.12.2013

 

 

АДМИНИСТР

 

 

 

Форма АДВ-6-5. Эта форма представляется страхователем в составе пачки входящих исходных (корректирующих, отменяющих) документов по форме СЗВ-6-4. В ней отражаются суммарные показатели (в рублях и копейках) по выплатам в пользу застрахованных лиц, а также по начисленным и уплаченным по ним страховым взносам. Данная форма подписывается исполнителем, заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью учреждения (п. 7, 8, 80, 80 Инструкции, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ N 192п).

Форма АДВ-6-2. Данная форма представляется в целом по страхователю и сопровождает пачки документов отчетности, представляемой по формам СЗВ-6-4 и АДВ-6-5 (п. 68, 69 Инструкции, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ N 192п). Указанный документ заверяется в том же порядке, что и форма АДВ-6-5.