Организация внутреннего контроля в автономном учреждение

Дата публикации: 
21.07.2014

Внутренний контроль является неотъемлемой частью системы финансового менеджмента автономного учреждения (далее АУ). Каким образом организовать внутренний контроль в АУ? Как добиться эффективности службы внутреннего контроля? Как поставить внутренний контроль на защиту интересов учреждения? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Внутренний контроль (далее ВК) - это работа автономного учреждения, его органов управления, подразделений и сотрудников, направленная на повышение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности, достоверности финансовой отчетности, а также соблюдение действующего законодательства и требований регулирующих органов.

Чтобы система ВК выполняла возложенные на ее функции, она должна быть:

  • вооружена средствами контроля для оценки рисков;
  • эффективна с точки зрения затрат на средства контроля;
  • общепринятой, базирующейся на утвержденных регламентах;
  • всеобъемлющей, не допускающей каких-либо действий в обход системы.

Создание полноценной системы ВК в автономном учреждении

предусматривает следующие действия:

1) распределение полномочий по ВК между органами управления, подразделениями и сотрудниками, в том числе оценка целесообразности формирования службы внутреннего контроля (СВК);

2) принятие локальных актов по ВК;

3) разработку контрольных мероприятий и форм отчетности по ВК;

4) доведение до сведения заинтересованных сторон информации об уровне ВК учреждения путем отражения необходимых данных в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

Правовые основы организации внутреннего контроля в АУ

На необходимость наличия системы ВК автономного учреждения указано во многих документах - как обязательных, так и рекомендованных к применению. Ниже вниманию читателей предложена таблица, в которой систематизирована нормативная база по внутреннему контролю АУ.

Нормативное регулирование внутреннего контроля в АУ

Наименование законодательного или нормативного акта

Содержание нормы или документа

 

Статья 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Устанавливает для экономического субъекта обязанность организовать и осуществлять ВК совершаемых фактов хозяйственной жизни

 

Пункты 4, 6 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утверждена Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н)

Автономным учреждениям вменена обязанность при ведении бухгалтерского учета обеспечивать предоставление информации, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для осуществления ими полномочий по внутреннему и внешнему финансовому контролю. Кроме того, документ предписывает, что в структуре учетной политики АУ должен быть установлен порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего финансового контроля

 

Пункт 56 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений (утверждена Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 N 33н)

Установлено, что в состав пояснительной записки к балансу АУ наряду с прочими данными включаются сведения о результатах мероприятий ВК, проведении инвентаризаций, а также о результатах внешних контрольных мероприятий

 

Пункт 2 Порядка осуществления в Министерстве финансов Российской Федерации оперативного мониторинга качества финансового менеджмента (утвержден Приказом Минфина РФ от 19.10.2011 N 383)

Дано определение бюджетного риска

 

Правила осуществления главными распорядителями (распорядителями) средств федерального бюджета, главными администраторами (администраторами) доходов федерального бюджета, главными администраторами (администраторами) источников финансирования дефицита федерального бюджета внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита (утверждены Постановлением Правительства РФ от 17.03.2014 N 193)

Данный документ не регулирует напрямую вопросы внутреннего контроля в АУ однако представляется интересным с методологической точки зрения, поскольку здесь раскрывается процесс ВК в органах государственной власти

Международные стандарты высших органов финансового контроля (стандарты INTOSAI)

Предложен пакет документов, которые были приняты на Конгрессе INTOSAI в качестве международно признанных стандартов для внешнего государственного финансового контроля

Интегрированная концепция внутреннего контроля COSO

Модель COSO включает в себя пять взаимосвязанных элементов системы ВК: контрольная среда, оценка рисков, средства контроля, обмен информацией, мониторинг

 

 

         

Из перечисленных документов видно, что автономное учреждение одновременно является объектом и субъектом внутреннего контроля. При проведении мероприятий ВК со стороны органов государственной власти автономное учреждение является объектом проверки, а при организации ВК выступает субъектом контрольных действий. Руководителей АУ интересуют оба этих статуса, ведь желательно, чтобы собственная система ВК способствовала успешному прохождению проверок, проводимых вышестоящими органами. Внешние контролеры обращают внимание на организацию ВК проверяемого субъекта и если уровень ВК учреждения оценивается ими как высокий, обычно это приводит к ослаблению надзора.

Кадровое обеспечение внутреннего контроля

В зависимости от масштаба АУ и его финансовых возможностей выполнять функции ВК могут: СВК, сотрудник по ВК, комиссия по ВК. Также отметим, что руководитель любого уровня выполняет контрольные функции - в этом его отличие от рядового персонала. Поэтому если у АУ нет возможности вменить осуществление ВК в исключительном порядке (под этим подразумевается, что сотрудник или служба ничем кроме контроля не занимаются), в локальных актах по ВК следует особо прописать роль руководителей структурных подразделений в осуществлении ВК. У ряда подразделений АУ есть четко выраженные контрольные функции, что способствует более легкому их встраиванию в систему ВК. Например, юридический и кадровый отделы на этапе заключения договоров проводят предварительный контроль, бухгалтерия осуществляет текущий контроль на основании расчетных документов.

Главное преимущество самостоятельной СВК - в отсутствии у нее исполнительных функций, сосредоточении ее усилий исключительно на контроле. Но и в этом случае возможно проявление одного "феномена". Если сотрудники СВК обладают высокими профессиональными навыками, руководитель не может отказать себе в слабости привлечь их к решению других задач. В таких ситуациях следование принципу беспристрастности дает сбои, поскольку сотрудники СВК не могут проявлять объективность при проверках своих собственных ранее принятых решений.

Примечание. Если у АУ нет возможности выделить отдельного сотрудника или службу для осуществления внутреннего контроля, в локальных актах по ВК следует особо прописать соответствующую роль руководителей структурных подразделений.

Профессиональная подготовка сотрудников зачастую задает тематическую направленность ВК. Например, если сотрудник имеет экономическое образование, в большей степени проверкам будут подвергнуты финансовые аспекты, если программист - информационная безопасность, если кадровик - соблюдение локальных актов. Поэтому в случае, когда функции внутреннего контроля в АУ возложены на комиссию, целесообразно ввести в ее состав работников с разными профессиональными компетенциями, чтобы они взаимно дополняли друг друга.

Разработка локальных актов по внутреннему контролю

В число локальных актов по ВК могут войти следующие документы:

1) положение о ВК, в котором следует отразить цели и задачи ВК, порядок его организации, его кадровое обеспечение;

2) положение об СВК с указанием прав и обязанностей СВК, обязанностей работников АУ по взаимодействию с сотрудниками СВК;

3) приложения к положению по ВК (положение по управлению рисками, включая систему лимитов, план действий в чрезвычайных ситуациях);

4) посвященный ВК раздел учетной политики.

Организация текущей работы службы внутреннего контроля

В порядке текущей работы СВК руководитель АУ утверждает следующие документы: график проверок, план проверок, программа проверки.

В свою очередь, текущая работа СВК состоит из:

1) контрольных мероприятий, проводимых в соответствии с утвержденным руководителем АУ графиком проверок;

2) составления актов проверок по результатам контрольных мероприятий, в которых указываются проверяемый период, время проведения проверки, проверяемые вопросы, выявленные нарушения, рекомендации по исправлению нарушений;

3) подготовка отчетов о выполненной СВК работе;

4) сопровождение внешних проверок контролирующих органов.

По текущей работе обязательно должны остаться документальные "следы", которые бы свидетельствовали о том, что внутренний контроль АУ носит регулярный характер. Поэтому даже если ВК организован в минимально допустимом объеме, в штате автономного учреждения должен быть сотрудник, на которого возлагается обязанность следить за полнотой и актуальностью документации.

Формы контрольных мероприятий

Внутренний контроль рекомендуется проводить по линии административного и финансового контроля, который носит предварительный (до совершения операции), текущий (на стадии совершения операции) и последующий характер (по итогам совершения операции).

Административный контроль состоит в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными автономным учреждением полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций.

Финансовый контроль заключается в обеспечении проведения операций в строгом соответствии с принятыми локальными актами и их адекватном отражении в учете и отчетности.

Рекомендации по проведению контрольных мероприятий в АУ

Предварительный контроль

Текущий контроль

Последующий контроль

 

Риски, вызываемые последствиями неправомерных или некомпетентных решений отдельных сотрудников АУ

 

СВК проверяет содержание заключенных трудовых соглашений, инструкций, регламентирующих должностные обязанности сотрудника до того, как он непосредственно приступил к исполнению служебных обязанностей

СВК оценивает эффективность и работоспособность систем, контролирующих соблюдение сотрудниками локальных актов, контролирует непревышение сотрудниками установленных служебных обязанностей

СВК контролирует корректность ведения работником первичной документации, проведение в полном объеме установленных процедур сверки, согласования и визирования, а также процедуру формирования на базе документов балансовых данных. Путем анализа и проверки бухгалтерской документации, отчетности определяется состояние финансовой дисциплины, выявляются нарушения, пути их предупреждения и меры по их устранению

 

Риски, формируемые решениями управленческого аппарата АУ

 

СВК делает заключение о реалистичности достижения АУ поставленных целей, а также вносит предложения о системе внутренних организационных мер, которые необходимо предпринять для достижения целей. При рассмотрении вопроса о принятии бюджетов СВК оценивает на основе законодательных, нормативно-правовых актов, стандартов и правил эффективность использования государственных средств

СВК на основе регулярных комплексных и тематических проверок контролирует соблюдение принятых правил и процедур

СВК анализирует практику управления рисками, вносит руководству АУ предложения по совершенствованию методики оценки и порядка контроля рисков, а также по предотвращению нарушений установленного порядка контроля

 

Риски, предопределяемые внешними по отношению к АУ макроэкономическими условиями и правовым полем

СВК контролирует полноту, состав и своевременность обновления исходных баз данных, на основе которых подразделения АУ осуществляют перспективную оценку и прогноз ситуации. Контролируется наличие порядка оперативного и систематического информирования руководства АУ о прогнозах развития ситуации в соответствующем сегменте рынка, экономике в целом, в сфере нормативно-правового регулирования деятельности АУ

СВК периодически проверяет исполнение задач анализа и прогнозирования ситуации ответственными работниками АУ и своевременное доведение выводов и предложений аналитического характера до руководства АУ Отслеживается наличие в хозрасчетных подразделениях АУ системы контроля конкурентоспособности качества и стоимости предлагаемых АУ услуг

СВК сравнивает соответствие выводов и рекомендаций хозрасчетных служб и реальное развитие ситуации

           

Каким быть внутреннему контролю в АУ?

В зависимости от того, какие первоочередные цели ставятся перед ВК, он может иметь разную направленность:

1) соответствовать минимальным требованиям, установленным законодательством;

2) быть ориентированным на соблюдение дисциплины сотрудниками (контроль операционных рисков);

3) основываться преимущественно на оценке предпринимательских рисков;

4) сосредоточиться на задаче сохранения устойчивости АУ в быстро меняющихся условиях.

Таким образом, в условиях (скорее всего, временных) отсутствия стандартов внутреннего контроля уровень ВК отдельного автономного учреждения может находиться в границах от формального соответствия нормативным актам до высокоразвитой системы управления рисками, включая анализ рисков внешней среды.

На фоне углубления мирового экономического кризиса нельзя не отметить следующее конкурентное преимущество АУ. Основная его деятельность представляет собой "тихую гавань", которая может стать убежищем в случае негативного сценария макроэкономического развития. Лишенные подобной поддержки мелкие и средние предприниматели во время кризисов часто разоряются. Государственные и муниципальные учреждения, переждав тяжелые времена, смогут быстро освоить освободившийся рынок и тем самым открыть для себя новые перспективы в развитии предпринимательской деятельности.