Контроль показателей при заполнении формы 4-ФСС

Дата публикации: 
19.07.2014

форма 4-ФСС

Подошел срок сдачи отчетности в ФСС. Напомним, что в соответствии со ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ плательщик страховых взносов представляет в территориальный орган Фонда расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме 4-ФСС не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом. В преддверии сдачи отчетности предлагаем бухгалтерам произвести проверку основных показателей названной формы - это позволит избежать ошибок при ее представлении.

Перед тем как приступить к заполнению и проверке обязательной отчетной формы, представляемой в ФСС, внимательно изучите рекомендуемый порядок, который утвержден Приказом Минтруда РФ от 19.03.2013 N 107н (далее - Порядок). Мы акцентируем внимание только на контрольных показателях, которые будут подвергнуты анализу как специалистом ФСС, который будет принимать отчетность, так и лицом, осуществляющим контроль и анализ в государственном (муниципальном) учреждении.

Условно всю процедуру проверки отчетности можно разделить на три основных этапа:

  • визуальный контроль (комплектность, соответствие отчетности установленным формам, наличие подписей);
  • проверка отчетности на заполнение отдельных таблиц и разделов - внешний контроль и анализ;
  • проверка отчетности на выполнение контрольных соотношений - внутренний контроль и анализ.

Процедура 1: общий визуальный контроль

В ходе визуального контроля нужно обратить внимание на такие моменты, как:

1. Соответствие представляемого отчета утвержденной форме. Здесь отметим, что форма расчета для ФСС и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минтруда РФ от 19.03.2013 N 107н. Лицо, обязанное ее представлять в установленные сроки, не вправе представить какую-либо иную форму, за исключением утвержденной.

2. Заполнение отчетной формы с применением прикладного программного обеспечения. Расчет по форме 4-ФСС заполняется с использованием средств вычислительной техники или от руки шариковой (перьевой) ручкой черного либо синего цвета печатными буквами.

При среднесписочной численности работников за предшествующий расчетный период не более 50 человек расчет 4-ФСС может быть представлен в соцстрах на бумажном носителе. Для страхователей, у которых среднесписочная численность застрахованных лиц более 50 человек, установлена обязанность отчитываться перед ФСС в электронной форме по предусмотренным форматам с использованием электронной подписи (п. 10 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ). Несоблюдение порядка представления расчета в электронном виде влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. (п. 2 ст. 46 Федерального закона N 212-ФЗ).

3. Наличие всех показателей в отчетной форме. При заполнении формы расчета 4-ФСС в каждую строку и соответствующие ей графы вписывается только один показатель. В случае отсутствия каких-либо показателей, предусмотренных формой, в строке и соответствующей графе ставятся прочерки.

Разумеется, при заполнении расчета по форме 4-ФСС необходимо уделять внимание правильности показателей. Несоответствие в расчетах, выявленное работниками ФСС в рамках камеральной проверки, может послужить основанием для проведения выездной проверки страхователя (совместное Письмо ПФР N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010).

4. Исправление допущенных ошибок следует осуществлять строго в установленном порядке: перечеркнуть неверное значение показателя, вписать правильное значение показателя и поставить подпись страхователя или его представителя под исправлением с указанием даты исправления.

Все исправления заверяются печатью организации. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

5. Наличие нумерации страниц и регистрационного номера в ФСС. После заполнения формы расчета проставляется сквозная нумерация заполненных страниц в поле "Стр.".

В верхней части каждой заполняемой страницы поля "Регистрационный номер страхователя" и "Код подчиненности" заполняются в соответствии с выданным при регистрации (учете) в территориальном органе ФСС извещением (уведомлением) страхователя.

В конце каждой страницы расчета по форме 4-ФСС проставляются подпись страхователя (правопреемника) либо его представителя и дата подписания.

6. Наличие заполненных разделов. Обязательными для заполнения всеми страхователями являются титульный лист и таблицы 1, 3, 6, 7 расчета по форме 4-ФСС.

В случае отсутствия показателей для заполнения таблиц 2, 3.1, 4-4.3, 5, 8, 9, 10 расчета эти таблицы не заполняются и не представляются.

7. Наличие подписи плательщика страховых взносов или его представителя. Достоверность и полнота сведений, указанных в расчете по форме 4-ФСС, должны быть подтверждены плательщиками страховых взносов или их представителями в соответствии с п. 3 разд. I Порядка заполнения расчета по форме 4-ФСС.

8. Дата представления отчетной формы. Расчет по форме 4-ФСС представляется в территориальный орган ФСС по месту учета страхователя ежеквартально до 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Процедура 2: внешний контроль заполнения отчетной формы

Ниже приведем основные контрольные показатели расчета по форме 4-ФСС по таблицам, заполняемым всеми плательщиками страховых взносов.

Таблица 1 "Расчеты по обязательному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" разд. I. В ней отражаются сведения о начисленных и уплаченных взносах в ФСС на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Данная таблица является обязательной к заполнению всеми страхователями.

Код строки

Отражаемые сведения

 

1

Отражается сумма задолженности по страховым взносам на начало расчетного периода

 

Обратите внимание: данный показатель должен равняться показателю строки 19 за предыдущий расчетный период, который на протяжении расчетного периода не меняется (строка 1 равна строке 19)

 

2

Отражается сумма начисленных страховых взносов к уплате

 

3

Отражается сумма начисленных страховых взносов по актам проверок

 

4

Отражается сумма страховых взносов, начисленных страхователем за прошлые расчетные периоды

 

5

Показываются суммы не принятых к зачету расходов территориальным органом ФСС за прошлые отчетные периоды

 

6

Показываются суммы денежных средств, полученных от территориального органа ФСС

 

7

Отражаются суммы, перечисленные территориальным органом ФСС на банковский счет страхователя в качестве возврата излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, а также зачет суммы излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов в счет погашения задолженности по пеням и штрафам, подлежащим взысканию

 

8

Данная строка является контрольной. В ней указывается сумма показателей строк с 1 по 7

 

9

Показывается сумма задолженности на конец отчетного (расчетного) периода на основании данных бухгалтерского учета страхователя

 

10

Отражается сумма задолженности за территориальным органом ФСС на конец отчетного периода, образовавшаяся за счет превышения произведенных расходов на цели обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством над суммой страховых взносов, подлежащих перечислению в территориальный орган фонда

11

Отражается сумма задолженности за территориальным органом ФСС, образовавшаяся за счет излишне уплаченных страхователем сумм страховых взносов на конец отчетного периода

12

Показывается сумма задолженности на начало расчетного периода

13

Отражается сумма задолженности за территориальным органом ФСС на начало расчетного периода, образовавшаяся за счет превышения расходов на цели обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством над суммой страховых взносов, подлежащих перечислению в территориальный орган ФСС, которая на протяжении расчетного периода не меняется (на основании данных бухгалтерского учета страхователя)

14

Отражается сумма задолженности за территориальным органом ФСС, образовавшаяся за счет излишне уплаченных страхователем сумм страховых взносов на начало расчетного периода

Обратите внимание: показатели строк 12-14 должны равняться показателям строк 9-11 расчета за предыдущий расчетный период соответственно

15

Отражается сумма расходов на цели обязательного страхования. Показатель по данной строке должен соответствовать показателю контрольной строки 12 графы 4 таблицы 2 "Расходы по обязательному социальному страхованию..." расчета 4-ФСС

16

Отражаются суммы страховых взносов, перечисленных страхователем на лицевой счет территориального органа ФСС, открытый в органах Федерального казначейства, с указанием даты и номера платежного поручения

Обратите внимание: согласно п. 7 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ сумма страховых взносов подлежит уплате в соответствующие государственные внебюджетные фонды в полных рублях (сумма менее 50 коп. отбрасывается, а сумма 50 коп. и более округляется до полного рубля)

17

Отражается списанная сумма задолженности страхователя в соответствии с нормативными правовыми актами РФ, принимаемыми в отношении конкретных страхователей или отрасли по списанию недоимки

18

Контрольная строка, где показывается сумма показателей строк 12, 15-17

19 и 20

Показывается задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода на основании данных бухгалтерского учета страхователя, в том числе недоимка (строка 20)

       

 

Таблица 3 "Расчет базы для начисления страховых взносов" разд. I. База для начисления страховых взносов рассчитывается по строке 4 таблицы 3. Она определяется как разница показателей: из суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц (нарастающим итогом с начала года) (строка 1), вычитаются суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами (строка 2), суммы выплат и иных вознаграждений, превышающие предельную величину базы для начисления страховых взносов (строка 3).

В строках 5, 6, 7 отдельно указываются следующие сведения.

Код строки

Отражаемые сведения

5

Отражается сумма выплат и иных вознаграждений физическим лицам, являющимся инвалидами I, II или III группы

Обратите внимание: не заполняют строку 5 учреждения, у которых основной тариф ниже тарифа страховых взносов, установленного в отношении выплат и иных вознаграждений в пользу инвалидов. Напомним, что в отношении выплат инвалидам учреждения могут применять пониженные тарифы страховых взносов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ). Кроме того, выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, являющихся инвалидами, отраженные по строке 6 или 7, в строке 5 не указываются

6

Отражается сумма выплат и иных вознаграждений, производимых физическим лицам в связи с осуществлением фармацевтической деятельности аптечными организациями, признаваемыми таковыми в соответствии с Федеральным законом от 12.04.2010 N 61-ФЗ "Об обращении лекарственных средств" и уплачивающими ЕНВД

7

Отражается сумма выплат и иных вознаграждений, производимых страхователями членам экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов, за исполнение трудовых обязанностей члена экипажа судна, применяющими тариф, установленный п. 3.3 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ. В частности, данные страхователи рассчитывают страховые взносы в бюджеты всех внебюджетных фондов по ставке 0% (пп. 9 п. 1, п. 3.3 ст. 58 Федерального закона N 212-ФЗ)

Таблица 6 "База для начисления страховых взносов", включенная в разд. II расчета по форме 4-ФСС, заполняется следующим образом.

По строке 1 отражаются выплаты в пользу работников нарастающим итогом соответственно за первый квартал, первое полугодие, девять месяцев текущего периода и год, в том числе за последние три месяца отчетного периода (строка 2) с разбивкой по месяцам (строки 3-5). При этом по строке 1 графы 3 указывается общая сумма выплат, на которые начисляются страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В графе 4 - сумма выплат в пользу работающих инвалидов.

Код графы

Отражаемые сведения

5

Указываются выплаты в пользу работников, на которые не начисляются страховые взносы в соответствии со ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ

6

Приводится размер страхового тарифа, устанавливаемый в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится страхователь (подразделение)

7

Проставляется процент скидки к страховому тарифу, установленной территориальным органом ФСС на текущий календарный год в соответствии с правилами, определенными Постановлением Правительства РФ от 30.05.2012 N 524 "Об утверждении Правил установления страхователям скидок и надбавок к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"

9

Проставляется процент надбавки к страховому тарифу, установленной территориальным органом ФСС на текущий календарный год

10

Указывается размер страхового тарифа с учетом установленной скидки или надбавки к страховому тарифу. Данные заполняются с двумя десятичными знаками после запятой

Таблица 7 "Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" разд. II заполняется аналогично таблице 1 разд. I. Обратим внимание на заполнение отдельных строк:

Код строки

Отражаемые сведения

1

Отражается остаток по кредиту счета по расчетам с ФСС по страхованию от несчастных случаев. Данный показатель на протяжении расчетного периода не меняется

2

Указывается сумма начисленных страховых взносов на страхование от несчастных случаев с начала расчетного периода в соответствии с размером установленного страхового тарифа с учетом скидки (надбавки)

5

Отражается сумма взносов, доначисленная за прошлые годы как самим страхователем, так и по результатам камеральной проверки

9

Отражается сумма задолженности за территориальным органом ФСС на конец отчетного периода (дебетовое сальдо по счету, на котором ведутся расчеты по страхованию от несчастных случаев)

10

Указывается остаток по дебету счета по расчетам с ФСС по страхованию от несчастных случаев (на основании данных бухгалтерского учета учреждения). Данный показатель на протяжении расчетного периода не меняется

15

Показывается остаток задолженности за учреждением на конец отчетного периода (кредитовое сальдо по счету, на котором ведутся расчеты по страхованию от несчастных случаев), в том числе по строке 16 проставляется сумма просроченной задолженности, исчисленная самим учреждением на основании данных бухгалтерского учета

Процедура 3: контроль заполнения таблиц 2 и 8 по расходам, произведенным за счет ФСС

Таблицы 2 и 8 заполняют страхователи, которые не являются участниками пилотного проекта ФСС. В проекте участвуют:

- Нижегородская область и Карачаево-Черкесская Республика - с 1 января 2012 года по 31 декабря 2013 года;

- Астраханская, Курганская, Новгородская, Новосибирская и Тамбовская области, а также Хабаровский край - с 1 июля 2012 года по 31 декабря 2013 года.

Суть проекта заключается в том, что страхователи, зарегистрированные в субъектах РФ, участвующих в его реализации, не выплачивают застрахованным у них лицам страховое обеспечение по обязательному социальному страхованию, а лишь являются посредниками в расчетах между застрахованным лицом и страховщиком.

Далее отметим, что для отражения расходов, осуществляемых за счет средств ФСС, государственное (муниципальное) учреждение заполняет:

- таблицу 2 разд. I формы 4-ФСС для отражения сведений о расходах по выплате пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

- таблицу 8 разд. II формы 4-ФСС для отражения расходов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Заполнение таблицы 2. В ней учреждение отражает расходы на цели обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством с начала расчетного периода в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по обязательному социальному страхованию.

При заполнении таблицы:

- в графе 3 по строкам 1-4, 10 указывается количество оплаченных дней, по строкам 7-9 - количество произведенных выплат, по строкам 5, 6, 11 - количество пособий;

- в графе 4 отражаются расходы нарастающим итогом с начала расчетного периода, зачтенные в счет страховых взносов, начисляемых в ФСС;

- в графе 5 - расходы, произведенные за счет средств, финансируемых из федерального бюджета. Приведем положения по заполнению отдельных строк таблицы 2.

Код строки

Отражаемая информация

1

Отражаются расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности, произведенные за счет средств обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на основании первичных листков нетрудоспособности за отчетный период, и число случаев назначения пособий по временной нетрудоспособности (графа 1), из них:

2

- расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности лицам, работающим по внешнему совместительству, и число случаев назначения пособий по временной нетрудоспособности (графа 1)

3

Отражаются расходы на выплату пособий по беременности и родам, произведенные за счет средств обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на основании первичных листков нетрудоспособности за отчетный период, и число случаев назначения пособий по беременности и родам (графа 1), из них:

4

- выплаты лицам, работающим по внешнему совместительству, и число случаев назначения пособий по беременности и родам (графа 1)

5

Отражаются расходы на выплату единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности

6

Отражаются расходы на выплату пособия при рождении ребенка, произведенные страхователем

7

Отражаются расходы на выплату ежемесячных пособий по уходу за ребенком с отражением количества получателей в графе 1, в том числе:

8

- расходы по выплате пособия по уходу за первым ребенком с отражением количества получателей в графе 1

9

- расходы по выплате пособия по уходу за вторым и последующими детьми с отражением количества получателей в графе 1

10

Отражаются расходы по оплате четырех дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, произведенные страхователем

11

Отражаются расходы на социальное пособие на погребение или возмещение стоимости гарантированного перечня услуг по погребению, произведенные страхователем

12

Контрольная строка, где показывается сумма строк 1, 3, 5, 6, 7, 10, 11

Заполнение таблицы 8. В таблице государственное (муниципальное) учреждение отражает расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При заполнении таблицы 8:

Код строки

Отражаемая информация

1, 4, 7

Отражаются расходы, произведенные страхователем самостоятельно в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, из них:

2, 5

- расходы, произведенные страхователем пострадавшим, работающим по внешнему совместительству

3, 6, 8

- расходы, произведенные страхователем пострадавшим из другой организации

9

Отражаются расходы страхователя на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний. Данные расходы производятся в соответствии с Правилами финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утвержденными Приказом Минтруда РФ от 10.12.2012 N 580н

10

Данная строка контрольная, в ней показывается сумма значений строк 1, 4, 7, 9

Процедура 4: внутренний анализ отчетной формы

Для проверки правильности подготовки расчета по форме 4-ФСС используются контрольные соотношения логического контроля между показателями данной отчетной формы, которые приведены в приложении 3 к Приказу ФСС РФ от 12.02.2010 N 19 "О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования". Приведем только некоторые из них. При проверке заполнения таблиц 1 и 3 сверяют значения строк 2 и 4 соответственно. Начисленные взносы за каждый месяц отчетного периода (строка 2 таблицы 1) должны быть равны базе по взносам (строка 4 таблицы 3), умноженной на применяемый организацией тариф страховых взносов. Допустимое расхождение при соотнесении строки 2 таблицы 1 формы 4-ФСС и строки 4 таблицы 3 - 1 руб. Если расхождение будет больше, то по результатам проверки расчет по форме 4-ФСС, по нашему мнению, может быть признан ошибочным.

При заполнении строки 4 таблицы 3 разд. I должны выполняться следующие равенства:

Код графы

Значение

Показатели, с которыми производится сопоставление

Таблица 3 строка 4 графа 3

=

Таблица 3 строка 1 графа 3 - таблица 3 строка 2 графа 3 - таблица 3 строка 3 графа 3

Таблица 3 строка 4 графа 4

=

Таблица 3 строка 1 графа 4 - таблица 3 строка 2 графа 4 - таблица 3 строка 3 графа 4

Таблица 3 строка 4 графа 5

=

Таблица 3 строка 1 графа 5 - таблица 3 строка 2 графа 5 - таблица 3 строка 3 графа 5

Таблица 3 строка 4 графа 6

=

Таблица 3 строка 1 графа 6 - таблица 3 строка 2 графа 6 - таблица 3 строка 3 графа 6

При заполнении строки 2 таблицы 6 разд. II должны выполняться следующие равенства:

Код графы

Значение

Показатели, с которыми производится сопоставление

Таблица 6 строка 2 графа 3

=

Таблица 6 сумма строк 3, 4, 5 по графе 3

Таблица 6 строка 2 графа 4

=

Таблица 6 сумма строк 3, 4, 5 по графе 4

Таблица 6 строка 2 графа 5

=

Таблица 6 сумма строк 3, 4, 5 по графе 5

* * *

В заключение отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 46 Федерального закона N 212-ФЗ непредставление плательщиком страховых взносов в установленный срок расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 руб.

В Письме ФСС РФ от 10.02.2012 N 15-03-11/08-1395 разъяснено, как определяется размер штрафа при непредставлении расчета по форме 4-ФСС в части взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. По мнению чиновников ФСС, данный штраф рассчитывается исходя из суммы взносов, начисленной к уплате. При этом расходы на выплату обязательного страхового обеспечения, произведенные страхователем за соответствующие месяцы отчетного периода, не учитываются.