Хищение в кассе бюджетного учреждения

Дата публикации: 
02.07.2014

В ходе проведения контрольного мероприятия по проверке кассовых документов в бюджетном учреждении обнаружен их подлог. В частности, выявлено, что кассир, пользуясь своим служебным положением, подделывал подписи представителей контрагентов (покупателей и заказчиков) и незаконно присваивал себе денежные средства. По факту хищения было возбуждено уголовное дело, которое впоследствии было передано в суд. Как отразить в учете операции, связанные с хищением? Какие нужно оформить документы? Ответы на эти и другие вопросы - в настоящей статье.

Шаг 1. Документируем факт хищения (кражи)

Кража, то есть тайное хищение чужого имущества, в соответствии со ст. 158 УК РФ классифицируется как уголовное преступление, за которое предусмотрена уголовная ответственность. При выявлении факта хищения учреждение обязано провести инвентаризацию имущества (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49).

По результатам инвентаризации оформляются инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088), инвентаризационная (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Поскольку факт хищения связан с подделкой подписей представителей контрагентов (организаций либо физических лиц), необходимо запросить с них акты сверки расчетов. На основании этих актов заполняется инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Результаты инвентаризации оформляются актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

По выявленному факту хищения (кражи) руководитель учреждения подает заявление в органы внутренних дел. Наличие заявления дает основание для возбуждения уголовного дела (ч. 1 ст. 140 УПК РФ).

Шаг 2. Отражаем хищение (кражу) в учете

В соответствии с п. 220 Инструкции N 157н учет расчетов по недостачам ведется на синтетическом счете 209 00 "Расчеты по недостачам". На данном счете отражается задолженность по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, отнесенных на виновных лиц, по рыночной стоимости. Недостача денежных средств отражается по номинальной стоимости. Учет расчетов по недостачам детализируется в разрезе аналитических счетов. Для учета недостач и хищений финансовых активов применяется счет 209 81 "Расчеты по недостачам денежных средств".

Согласно п. 109 Инструкции N 174н суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных средств отражаются записью:

  • Дебет счета 0 209 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств"
  • Кредит счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

Суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных документов, финансовых активов, за исключением денежных средств, отражаются бухгалтерской записью:

  • Дебет счета 0 209 82 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам иных финансовых активов"
  • Кредит счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами".

Ниже рассмотрим пример по отражению факта хищения денежных средств в кассе бюджетного учреждения.

Пример 1

В бюджетном учреждении обнаружена подделка документов в кассе учреждения, по которым кассир получил денежные средства за контрагентов (физических лиц) по счетам:

  • 302 25 "Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества" - 5 654 руб.;
  • 302 26 "Расчеты по прочим работам, услугам" - 3 783 руб.

По факту хищения было возбуждено уголовное дело.

В силу п. 18 Инструкции N 157н необходимо произвести исправительные записи расчетов с контрагентами и выдачи денежных средств методом "красное сторно". Сумму недостающих денежных средств следует отнести на подозреваемое виновное лицо. Все записи отражаются бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 174н будут сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Сделана методом "красное сторно" исправительная запись факта расчетов наличными денежными средствами с контрагентами

0 302 25 830

0 201 34 610

(5 654)

0 302 26 830

0 201 34 610

(3 783)

Отражена сумма недостачи денежных средств

0 209 81 560

0 201 34 610

9 437

Произведены расчеты с контрагентами, ранее не получившими денежные суммы

0 302 25 830

0 201 34 610

5 654

0 302 26 830

0 201 34 610

3 783

Шаг 3. Отражаем погашение недостачи, образовавшейся в результате хищения

Согласно трудовому законодательству за причиненный имуществу ущерб работник несет материальную ответственность, которая может быть ограниченной или полной.

Ограниченная заключается в привлечении работника к ответственности в пределах его среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или другими федеральными законами (ст. 241 ТК РФ).

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ. К таким, в частности, относится случай обнаружения недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Согласно ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Работодатель имеет право в этих целях создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Кроме того, работодатель в обязательном порядке должен истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от объяснения составляется соответствующий акт.

В силу ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Возмещение ущерба в добровольном порядке через кассу учреждения отражается следующей бухгалтерской записью (п. 110 Инструкции N 174н):

  • Дебет счетов 0 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе Казначейства", 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения"
  • Кредит счета 0 209 81 660 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств".

 

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что работник добровольно внес в кассу сумму согласно выявленному хищению.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 174н будут сделаны следующие записи:

 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражена сумма недостачи денежных средств

0 209 81 560

0 201 34 610

9 437

* * *

В заключение отметим, что согласно п. 1 ч. 1 ст. 208 УПК РФ в случае неустановления лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается. Следственные органы официально уведомляют учреждение о приостановлении уголовного дела, сумма выявленной недостачи списывается с баланса учреждения и принимается к забалансовому учету.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 29.05.2012 N 02-06-10/1902, наличие документа о приостановлении (прекращении) исполнительного производства по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве", является достаточным основанием для принятия субъектом учета решения о списании с балансового учета соответствующей дебиторской задолженности, признанной нереальной к взысканию в связи с отсутствием должника.

Списание нереальной к взысканию дебиторской задолженности осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя субъекта бухгалтерского учета.