Комментарий к письму Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-P3/16288

Дата публикации: 
14.09.2014

Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р был утвержден план мероприятий ("дорожная карта") "Совершенствование налогового администрирования". Пункт 10 раздела IV "Совершенствование документооборота, в том числе электронного, между организациями" этой "дорожной карты" предусматривал задачу сократить количество документов, которые подтверждают для целей налога на прибыль командировочные и представительские расходы. В нем прямо указано на необходимость отмены командировочных удостоверений для коммерческих организаций, а вот в отношении представительских расходов конкретика отсутствует. Было запланировано, что для решения поставленной задачи компетентные ведомства (Минфин, ФНС и Минтруд) не позднее апреля 2014 года подготовят проекты федерального закона и иных нормативных правовых актов.

Понятно, что с момента разработки этих документов до их вступления в силу должно будет пройти значительное время. Между тем, как следует из комментируемого письма, финансовое ведомство не возражает против того, чтобы уже сейчас налогоплательщики были освобождены от составления избыточного количества подтверждающих документов. Минфин сообщил, что для обоснования представительских расходов может быть оформлен отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. Кроме того, необходимо иметь "первичку", подтверждающую все перечисленные в отчете расходы.

Известно, что до появления комментируемого письма перечень подтверждающих документов был значительно шире. Например, столичное налоговое ведомство регулярно указывало (письма УФНС по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/97007, от 06.10.2006 N 20-12/89121.2, от 12.04.2007 N 20-12/034115), что документами, подтверждающими представительские расходы, являются:

1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) смета представительских расходов;

3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

5) отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям), в котором указывается:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

- дата и место проведения;

- программа мероприятий;

- состав приглашенной делегации;

- участники принимающей стороны;

- величина расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Аналогичный список подтверждающих документов (за исключением акта) представлен в письмах Минфина РФ от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26 и др.

Руководствуясь подобными разъяснениями, налогоплательщики в отношении каждого представительского мероприятия оформляли целый пакет документов, ведь в противном случае налоговые инспекторы при проверке могли исключить расходы и отказать в вычете "входного" НДС, сославшись, к примеру, на отсутствие приказа либо сметы. В суде, конечно, можно было добиться отмены решения инспекции, поскольку арбитры исходили из того, что конкретный перечень документов, необходимых для подтверждения расходов на командировки, Налоговым кодексом не установлен. Однако далеко не все в данной ситуации готовы были судиться с налоговыми органами, поэтому бухгалтеры, как правило, старательно изготавливали, подписывали и хранили все перечисленные выше документы.

Теперь, учитывая позицию Минфина, работа бухгалтера облегчается: на основании "первички" достаточно оформить один документ - отчет о представительских расходах и утвердить его руководителем организации.

Напомним, форма указанного отчета должна соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и также должна быть утверждена руководителем предприятия. Причем если раньше многие включали в такой отчет две графы: "Сумма фактических расходов" и "Сумма расходов на смете", то теперь, принимая во внимание необязательность наличия сметы, в отчете достаточно отражать только фактически произведенные расходы.