Комментарий к письму Федеральной службы по труду и занятости от 12.12.2013 N 4209-ТЗ

Дата публикации: 
14.09.2014

Известно, что некоторые виды выплат, производимых в пользу сотрудников с разъездным характером работы, в силу ст. 168.1 ТК РФ признаются компенсационными и потому не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Следовательно, чтобы свести риски доначислений к нулю, работодателю необходимо знать, кому полагаются такие компенсации и какими документами подтвердить тот факт, что конкретный сотрудник действительно имеет разъездной характер работы. Ответы на эти вопросы и хотела получить организация, направив запрос в компетентное ведомство. Чиновники, как это часто бывает, ограничились лишь отдельными тезисами, но суть их позиции тем не менее ясна. Выделим принципиальные моменты ответа:

1. Законодательство не содержит определения понятия "разъездной характер работы". Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

2. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.

3. Условие об установлении работнику разъездного характера работы должно быть отражено в трудовом договоре .

4. Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается организацией самостоятельно в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте.

5. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, должны возмещаться расходы, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Следует отметить, что аналогичной позиции придерживается Минфин, причем ни в одном из многочисленных писем на эту тему чиновники не приводят конкретных перечней должностей и профессий, а также документов, которые могли бы подтверждать обоснованность компенсационных выплат. Основной вывод один - решение этого вопроса отдано на откуп работодателю и зависит от конкретных условий выполнения трудовой функции соответствующим работником.

Между тем строительным организациям необходимо учитывать положения, закрепленные в Федеральном отраслевом соглашении по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2014-2016 годы . Согласно п. 3.13 этого документа разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.

Работникам при разъездном характере работ в обязательном порядке возмещаются следующие расходы:

- суточные;

- на проезд (если они имеют место);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных с разъездным характером работ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

В этом же документе приведены рекомендованные размеры суточных:

 

Продолжительность поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы на объекте и обратно

Размер суточных за разъездной характер работы

Не менее трех часов за день

До 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках

Не менее двух часов за день

До 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках

 К сведению. Если на вашу организацию распространяются положения Федерального отраслевого Соглашения по дорожному хозяйству на 2014-2016 годы , имейте в виду, что в нем также закреплены соответствующие положения о выплатах в пользу "разъездников".

Неудобства, связанные с необходимостью траты времени на проезд от места нахождения организации до места выполнения работ, работодатели восполняют двумя способами:

- начислением надбавок к заработной плате;

- выплатой компенсаций, поименованных в ст. 168.1 ТК РФ.

Первые из названных сумм в общеустановленном порядке облагаются страховыми взносами (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 N 1343-19) и НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76) и учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда в соответствии с п. 3 ст. 255 НК РФ как начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда (Письмо Минфина РФ от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Вторые освобождены от обложения страховыми взносами в силу пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ  (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 27.02.2010 N 406-19), НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 25.10.2013 N 03-04-06/45182) и уменьшают базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина РФ от 25.10.2013 N 03-04-06/45182 и от 18.08.2008 N 03-03-05/87). Причем чиновники неоднократно обращали внимание на то, что размеры компенсационных выплат устанавливаются коллективными (трудовыми) договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. При этом положения абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения в пределах 700 руб. сумм суточных (при командировках) в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяются, поскольку в силу ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (Письмо Минфина РФ от 05.07.2013 N 03-04-06/25956).

С учетом сказанного понятно, что вероятность возникновения споров в отношении налога на прибыль очень мала, ведь в расходы можно включить и надбавку, и компенсацию. А вот риск доначисления НДФЛ и страховых взносов весьма высок. Дело в том, что четкую грань между этими видами выплат провести сложно, поэтому контролеры и судьи требуют подтвердить, какие именно расходы были возмещены работнику. Если организация компенсирует расходы на проезд, документы предъявить несложно. А вот отстоять правомерность неисчисления НДФЛ и страховых взносов с сумм, выплаченных в фиксированном размере за каждый день выполнения разъездной работы и не подтвержденных "расходными" документами, довольно сложно, а порой и невозможно (постановления ФАС ВВО от 17.07.2013 по делу N А43-23164/2012  , ФАС ЗСО от 01.11.2013 по делу N А45-29823/2012, ФАС УО от 25.12.2012 N Ф09-12604/12 по делу N А71-6499/2012   и др.). К сожалению, все чаще суды соглашаются с мнением инспекторов о том, что такие выплаты не возмещают расходы работника, а являются надбавкой к его заработной плате. По мнению автора, шанс отстоять право на экономию (по НДФЛ и страховым взносам) при выплате суточных у организации имеется, но аргументы должны быть что называется железными. В трудовых договорах (приложениях, дополнительных соглашениях) должно быть указано на разъездной характер работ, в коллективном договоре (при его наличии) должна быть предусмотрена обязанность работодателя возмещать соответствующие расходы. Также нужно составить Положение о разъездном характере работ, в котором должна быть отражена следующая информация:

- определение разъездного характера работ (за основу берем формулировку из соответствующего Федерального отраслевого соглашения);

- перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа носит разъездной характер;

- виды возмещаемых расходов, размеры и порядок выплаты (суточные, проезд, иные расходы, например сотовая связь, и пр.).

В заключение отметим, что не следует давать контролерам формального повода для доначислений, оформляя приказ на командировку и командировочное удостоверение. Дело в том, что согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых носит разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому контролеры неизбежно укажут на то, что компенсация расходов "разъездников" не может быть произведена на основании командировочного удостоверения. Кроме того, в документах нельзя называть компенсацию выплатой на питание. Это неизбежно приведет к конфликтам.